Съвети за управление на бюджета за нови мениджъри

Съдържание

• Инвестирайте времето да се научите още от самото начало
• Вземете курс „Финанси и бюджетиране за нефинансови мениджъри“
• Управлявайте бюджета на вашия отдел, като това е вашият собствен бизнес
• Бъдете отбор играч
• Не играйте глупави игри
• Проследявайте разходите си месечно и правете активни корекции
• Бъдете прозрачни и включете своя екип
• Бъдете стратегически
• Не прекалявайте

Когато служителят бъде повишен към първата си ръководна роля, е вероятно това да е за първи път той да управлява бюджета на отдела.

Повечето нови мениджъри получават малко или никакво официално обучение как да разработят бюджетна прогноза, да проследят разходите си или как да направят корекции в средата на годината. Често им се връчва електронна таблица или отчет от техния мениджър или финансовия отдел и се очаква да знаят как да го направят или да учат чрез опит и грешка.

Въпреки че „опит и грешка“ могат да бъдат ефективен начин за усвояване на ново умение, би било по-добре ако нов мениджър не трябва да прави твърде много болезнени грешки. Ето няколко съвета, ако току-що сте повишени като мениджър с бюджетна отговорност.

Инвестирайте времето да се научите още от самото начало

Няма по-добро време да задавате „глупави“ въпроси от това, когато сте съвсем нови за нещо и никога не сте го правили. По-добре попитайте и отделете времето за предварително, отколкото да чакате, докато някой трябва да посочи грешките ви. Поискайте време от вашия мениджър (или от предшественика, ако можете), за да прегледате основната философия, общите цели, формата и всяка договорена покупка. Ако вашата организация има финансово лице, помолете този човек да прекара време и с вас. Повечето ще бъдат поласкани и готови да споделят своя опит. В края на краищата, ако те могат да ви обучат как да правите нещата според техните спецификации предварително, по-късно ще ги изпитвате по-малко от главоболие.

Вземете курс „Финанси и бюджетиране за нефинансови мениджъри“

Консултирайте се с местните университетски бизнес училища под „Изпълнително образование“. Повечето бизнес училища предлагат еднодневни или тридневни курсове без кредит. По време или след курса отделете време, за да прегледате годишния отчет на вашата компания и да разберете различните финансови съотношения и отчети.

Управлявайте бюджета на вашия отдел, като това е вашият собствен бизнес

Когато работим за големи организации, ние сме склонни да се отнасяме към парите на компанията, сякаш расте на дървета. Не е и сега е ваша работа като мениджър да поемате лична собственост върху ресурсите на вашия отдел.

Бъдете отбор играч

Ако е възможно, прегледайте бюджета на вашия мениджър. Въпреки че е важно да поемете собствеността върху бюджета си, вашето звено е част от по-голямо предприятие. Помолете мениджъра си да ви покаже къде се вписва бюджетът ви и поддържа голямата картина, както и взаимозависимостите с вашите връстници. Може да има моменти, когато друг отдел се нуждае от пари за цели, които са с по-висок приоритет от вашите. Не чакайте да бъдете помолени или да ви го отнемат - проявете инициатива и предлагайте да помогнете на вашия партньор. Ще се разглеждате като стратегически и съвместни.

Не играйте глупави игри

Само защото „всеки го прави“ не означава, че не е глупаво и лошо за компанията.Пример за типична глупава игра за бюджетиране, която мениджърите играят, е „използвайте или губете - разходвайте“. Това е, когато се приближавате към края на годината и бюджетът ви се изпълнява под прогнозата ви. В предишни години, когато похарчите, бюджетът за следващата ви година се определяше въз основа на действителния. Така че, за да не намалите отново бюджета си, продължавате да пазарувате - купувате неща, които не ви трябват, или се запасявайте само в случай, че може да ви потрябва.

Проследявайте разходите си месечно и правете активни корекции

Не приемайте, че „някой“ ще ви каже, когато сте надхвърлили бюджета си. Всъщност може да се наложи дори да поискате месечни отчети или да следите себе си. Не чакайте до края на годината, когато стане изненада за вас и шефа ви. Дотогава вече е късно да се разследват и да се правят корекции. Бъдете отговорни, измервайте себе си и проактивно докладвайте на своя мениджър.

Бъдете прозрачни и включете своя екип

Споделете бюджета си с екипа си, може би дори да ги включите в изготвянето на прогнозата. Включването на вашия екип и помагането им да разберат процеса на бюджетиране създава усещане за споделена собственост и насърчава вашите служители да намерят творчески начини за управление на разходите.

Бъдете стратегически

Не приемайте само актуалните данни за миналата година и добавете 10 процента към прогнозата за следващата година. Започнете с разработването на стратегия и цели, след това определете ресурсите, необходими за постигането на тези цели. Ако се нуждаете от повече от миналата година, подгответе бизнес случай, за да обосновете искането си за допълнително финансиране.

Не прекалявайте

Докато управлението на бюджета е важна роля за мениджъра, никога не изпускайте от поглед най-важните активи: вашите хора! Уверете се, че изразходвате най-малко пет пъти повече време за разработване на вашия екип, отколкото смачкване на числа.