Съвети за отчетност на екипа за управление на проекти

Съдържание

• Адрес на отчетността на срещата в Kickoff
• Маркирайте взаимосвързаността на задачите
• Вземете публични ангажименти по елементи на действие
• Публично проследяване на елементи от действие
• Изправете се срещу лошото представяне
• Проблеми с ескалиране на ефективността, когато е необходимо

Отчетността, която е от решаващо значение за успеха на всеки проект, не означава, че ръководителят на проекта трябва да гледа дете, да управлява микрофона или да разчита на хората, за да свърши нещата. Подобна тактика често предизвиква раздори и неприязън към ръководителя на проекта. Вместо да бъде единственият човек, който държи хората отговорни, по-добрият подход, който ръководителят на проекта може да предприеме, е овластяване на целия екип да поддържа отчетността на проекта. Ето шест начина за изграждане на отчетност в даден проект:

Адрес на отчетността на срещата в Kickoff

Срещата за начален старт на проекта е време да развълнувате екипа на проекта и да зададете очаквания за начина, по който проектът ще протича. Изключително важно е определянето на отчетността като основополагащ принцип на проекта.

По време на срещата за начало, спонсорът на проекта и ръководителят на проекта изясняват очакванията си. Спонсорът на проекта отбелязва как те ще държат отговорния ръководител на проекта и как ръководителят на проекта ще държи всички останали отговорни.

Отчетността не спира дотук. Въз основа на тези точки, ръководителят на проекта дава на членовете на екипа да разберат, че очакват от тях да поеме и отговорността на мениджъра на проекти. Ръководителят на проекта също така отбелязва как очакват членовете на екипа да се ангажират взаимно с отговорност. Насърчаването един на друг се насърчава, стига всички членове на екипа да поддържат професионализъм и уважение към другите.

Тези изявления създават ясна система на отчетност. Ръководителят на проекта в крайна сметка е отговорен за успеха на проекта, но за да успее, ръководителят на проекта очаква всички да бъдат отговорни и да поемат един друг отговорен.

Маркирайте взаимосвързаността на задачите

Проектите почти винаги включват взаимозависими задачи. Някои неща трябва да се случват последователно, за да бъде проектът успешен. Тъй като ръководителят на проекта представя на екипа подробности за даден проект, ръководителят на проекта трябва да бъде преднамерен да подчертае как се пресичат задачите.

Понякога задачите се изпълняват едновременно. Може да се случи от необходимост или в интерес на ефективността. След приключване на задачите техните работни продукти се използват за следваща задача. Структурата на отчетността работи както в примера по-горе. Тези, които работят по последващата задача, считат отговорните за работещите по предходните задачи.

От ръководителя на проекта, който показва на членовете на екипа как се свързват задачите помежду си и как всеки член на екипа трябва да върши добра работа в полза на другите членове на екипа, ръководителят на проекта стимулира членовете на екипа, които се отнасят един към друг към отговорност.

Ако един член на екипа не може да започне задача, докато друг член на екипа не приключи със задачата си, зависимият член на екипа проявява интерес към успеха на другия член на екипа и ще носи този член на отговорност отговорен за навременното и висококачествено изпълнение.

Вземете публични ангажименти по елементи на действие

Една от причините ръководителите на проекти да провеждат срещи на екипи е да определят следващите стъпки въз основа на напредъка на проекта. Когато е възможно, нещата трябва да вървят по план, но когато възникнат неочаквани проблеми, те трябва да бъдат решени.

Без значение кой се съгласява да се справи с даден проблем, членът на екипа, който поеме задачата, ръководителят на проекта трябва да документира какво трябва да се направи и до кога трябва да бъде завършен.

След това елементът за действие трябва да бъде включен в бележките за срещи или в дневника на елементите за действие. Различните философии за управление на проекти правят това по различен начин. Ключът е да запишете елементи за действие за бъдеща справка.

Публично проследяване на елементи от действие

Когато членовете на екипа поемат ангажименти, целият екип трябва да може да разчита на изпълнената задача. Написването на тези ангажименти е чудесно, но задачите трябва да бъдат изпълнени.

Когато задачите са назначени, ръководителят на проекта трябва да проследи, за да гарантира, че членовете на екипа се придържат към думата си. Най-добрата част от споделянето на отчетността е, че ръководителите на проекти не трябва да бъдат лошият човек.

След като ръководителят на проекта е създал атмосфера на отчетност, няма нужда ръководителят на проекта да възпитава някой, който не го следва. Груповата динамика ще се погрижи за ситуацията. Налягането на връстници може да работи положително. Ръководителят на проекта просто трябва да привлече вниманието към предмета за действие и да остави отговорния човек да говори.

От време на време мениджърът на проекта може да се наложи да зададе пробни въпроси за това защо даден ангажимент не е изпълнен, но обикновено отговорният човек предстои за грешки, грешки или бариери и ще поеме нов ангажимент за завършване на оригиналния елемент на действие и евентуално, за да компенсира всеки пропуск в изпълнението.

Изправете се срещу лошото представяне

Лошото представяне на член на екипа на проекта е проблем, който ръководителите на проекти трябва да се справят бързо и дипломатично. Ако другите членове на екипа на проекта смятат, че се понася лошо представяне, мотивацията им ще намалее и резултатността им вероятно ще намалее съответно.

Въпреки това, ръководителите на проекти не могат да работят с моторни триони, изрязващи некачествени изпълнители, когато не отговарят на очакванията. Това е акт на балансиране между бързото боравене с нещата и хуманното им обработване.

Лошото представяне не отшумява от само себе си. Не може да се остави да се задържи, но ръководителите на проекти трябва да си позволят време на некачествените изпълнители да коригират поведението си, след като бъде обърнато на вниманието им.

Проблеми с ескалиране на ефективността, когато е необходимо

Ако боравенето с лошо представяне един на един не работи, ръководителят на проекта трябва да прехвърли проблема до надзора на члена на екипа. Ако това не успее, възложителят на проекта може да се наложи да се намеси.

Преди да ескалира проблем със спонсора на проекта, ръководителят на проекта трябва да изчерпи всички други възможности. В случай на лошо изпълнение, ръководителят на проекта трябва да бъде конкретен със спонсора на проекта и да направи препоръки за решаване на проблема.

Ако например ръководителят на проекта иска членът на екипа, съветван от мениджъра на втори ред, например мениджърът на проекта трябва да каже това. Ако ръководителят на проекта иска членът на екипа да бъде заменен, ръководителят на проекта трябва да направи такова искане. Ръководителят на проекта трябва да предостави опции и да подчертае плюсовете и минусите на всяка опция.