Как да организираме успешно медийно събитие

Съдържание

• Започнете с прессъобщение
• Гледайте телефонните обаждания
• Планирайте внимателно времето си на събитието
• Не се опитвайте и правете всичко
• Улесни влизането (и излизането)
• Помислете за визуалните
• Не забравяйте комплект за преса
• Уверете се, че вашият контакт с медиите е наличен
• Използвайте служители с опит
• Предварително подгответе изявлението си
• Какво става, ако репортерът не се покаже?

Един от най-лесните начини за вашата компания да получи безплатно медийно излагане - често известно като „спечелена медия“ - чрез медийни събития. Независимо дали се обединявате с няколко спонсори, за да помогнете на по-малко щастливите, или провеждате пресконференция, за да обявите издание на продукта, има някои стъпки, които трябва да следвате, за да организирате успешно медийно събитие.

Започнете с прессъобщение

Изпращането на прессъобщението ви ще помогне на медиите да решат дали вашата история е достатъчно достойна за отразяване. Ето защо помага да улесните пресата си и никога да не използвате никакъв свръх. Станциите и вестниците търсят новини; те не търсят спирала на продажбите.

Имате прозорец за изпращане на вашето съобщение за пресата. Не искате да го изпращате твърде рано и след това той се забравя или погребва, и не искате да го изпращате твърде късно, когато други истории може би вече са били назначени и те просто не могат да се поберат на вашето събитие в Като цяло, два до три дни преди вашето събитие е достатъчно напреднало известие, за да се даде време на пресата да планира репортери.

Освен това искате да сте сигурни, че включвате упътвания и специални инструкции в своето съобщение за пресата. Ако централата на вашата компания е на едно място, но събитието ви е в завода на 30 мили, трябва да направите това ясно в съобщението си.

Гледайте телефонните обаждания

След като изпратите прессъобщението си, можете да се обадите на редакторите във вестниците или на продуцентите в телевизионните станции, за да проверите дали са го получили. Това е всичко, което трябва да поискате.

Често ще отвори разговора за тях, за да ви каже дали смятат, че ще могат да дойдат или не. Но дори и да не стане, не искате да питате дали идват. Те ще са там, ако могат, но не дават никакви обещания.

Имайте предвид, че прекъсването на новините или тежки дни с новини може да попречи да дойдат в последния момент. Не искате да ги омръзвате, за да видите дали идват, дори в деня на събитието, когато стоите там и чакате да се появят репортери.

Освен това искате да гледате времето, в което провеждате телефонния си разговор. Обаждане в десет минути преди 17:00 ч. може да изглежда като края на деня за вас, но за продуцент, който е десет минути до една нощна емисия. Най-добрите времена за обаждане обикновено са около 10:00 ч. И между 1:00 и 14:30 ч.

Планирайте внимателно времето си на събитието

Всички работят по срокове. Вестниците определят време, в което те пускат в леглото броя на следващия ден. Това означава, ако дойдат на вашето събитие в 17:00 ч. в четвъртък, покритието може да не се показва до събота.

Телевизионните станции обикновено имат сутрин, обед, 5:00, 6:00, 10:00 и / или 11:00 ч. новинарски предавания през седмицата, в зависимост от вашия телевизионен пазар. Получаване на отразяване, ако вашето медийно събитие започне в 16:00 ч. може да е много сложно. Те не просто ще скочат в новинарската си кола и ще карат като луди, за да вдигнат лентата си в ефир до 5:00. Има сценарий, който трябва да бъде написан и лента, която трябва да бъде редактирана.

Планирайте времето за събитието си така, че да е не само удобно за репортерите, но и да увеличи шансовете ви за по-непосредствена експозиция.

Не се опитвайте и правете всичко

Колкото и да е изкушаващо да станете режисьор, не казвайте на репортера, фотографите или видеографите какви кадри искате да получат. Искате да установите известна връзка с тях и да започнете връзка с вестника или телевизионната станция. Няма да спечелите приятели, като им кажете как да си вършат работата.

Улесни влизането (и излизането)

Ако провеждате събитието във вашия завод с площ от 50 000 квадратни метра и площта, която разрешавате на медиите, е в задната част на сградата, дайте им възможно най-лесен достъп. Не ги карайте да паркират в предната част на сградата и след това да притискате оборудването им чак до гърба, ако можете да помогнете. Ако има начин да шофирате отзад, уведомете медиите за указанията за шофиране във вашето прессъобщение и ясно маркирайте пътя, когато пристигат.

Освен това искате да помислите коя зона на вашето съоръжение е строго извън границите. Например, ако не можете да избегнете дълга разходка, наистина ли искате медиите да минават през цялата ви сграда с камери? Това не означава, че те ще започнат да снимат каквото си искат. Но много компании имат строги правила относно това къде камерите и не-служителите могат да отидат по собствени причини.

Помислете за визуалните

Помислете внимателно за своите визуализации. Осигурете на медиите възможно най-много практически опит. Говоренето за даден продукт в продължение на половин час и след това препращането към снимката в брошурата е нещо, за което медиите дори не трябва да се показват. Не забравяйте, че те предават визуализациите на вашите потенциални клиенти - техните зрители или читатели - така че е важно да имате предвид аудиторията си, за да можете да получите необходимото покритие.

Не забравяйте комплект за преса

Включете информацията за вашето събитие и го раздайте на медиите. Тази информация ще им помогне да напишат историята, но също така ще ви помогне да имате повече контрол върху новините, тъй като ги предоставяте с най-важната информация.

Уверете се, че вашият контакт с медиите е наличен

Не забравяйте да направите вашия медиен контакт достъпен за въпроси. Ако един репортер има допълнителни въпроси, те трябва да могат бързо да овладеят вашите медийни контакти. Не забравяйте да включите телефонния номер за контакт с медиите и всяка друга информация за контакт в своя комплект за преса.

Използвайте служители с опит

Не е нужно да ограничавате говорителите на събитието до вашите собствени медийни контакти. Ако служителят може да даде по-добър звук, тъй като е имал повече опит в разработването и работата с определен продукт, по всякакъв начин ги предоставя на разположение за въпроси.

Предварително подгответе изявлението си

Ако планирате да говорите по камера или с репортер във вестник, помислете какво искате да кажете предварително. Може да помогнете на приятел, който не е запознат с вашия бизнес, да прочете вашия комплект за преса и да зададе въпроси, които имат. От тези въпроси, както и от някои собствени мозъчни атаки, излезте с списък с отговори. Не искате да звучите репетирани, но не искате да звучите неподготвени или да казвате „Umm ...“ много.

Също така искате да вземете предвид различните видове медиуми. Вестникът има различни нужди от телевизията и обратно. Репортер във вестник може да ви зададе въпроси, които са много по-различни от телевизионния репортер. Всеки носител има различни начини за представяне на вашите новини, така че те ще се нуждаят от типа, който подхожда най-добре на аудиторията им.

Какво става, ако репортерът не се покаже?

Станцията или вестникът може много добре да изпратят фотограф или видеограф вместо репортер. Това не означава, че вашата история не е важна за тях. Те няма да са там, ако не бяха планирали да дават информация за историята ви, така че се отнасяйте с всеки, който се появи много добре.

Ако видеооператор влачи екипировката си, не им давайте комплект за преса точно тогава. Предложете да го носите за тях, докато не успеят да получат необходимите снимки. Отнасянето с тях като гражданин от втора класа ще го върне обратно в гарата и може да навреди на шансовете ви за бъдещо покритие.