Списък на уменията и отговорностите на Office Assistant
Съдържание
- Служебни отговорности за асистент в Office
- Как да използвате списъци с умения
- Най-добри умения за асистент в Office
Позициите на офис асистенти (подобни на личните асистенти) могат да бъдат намерени във всички индустрии и споделят доста голям набор от умения. Служебните асистенти понякога са известни като секретари или административни асистенти, но това, което правят, е да подпомогнат функционирането на офиса. Независимо дали офисът принадлежи на адвокатска кантора, медицинска практика, образователна институция или корпорация, нуждите са подобни; някой трябва да подава записи, да поддържа графици и да се грижи за рутинната комуникация от името на хората, които използват офиса. Че някой може да си ти.
Служебни отговорности за асистент в Office
Докато позициите на асистент в офиса като цяло са сходни помежду си, работата все още е променлива - тя просто варира от ден на ден, а не от офис в офис. Днес може да действате като рецепционист, утре може да се наложи да поправите принтера, а на другия ден след това ще трябва да пренесете целия картотека в двадесет и първи век. Ще ви трябва много широк набор от умения, за да успеете.
Служебните асистенти са сред големите неразбрани герои в света на бизнеса, защото когато вършите правилно работата си, никой не забелязва - офисът изглежда работи сам. Но някои хора се радват на бързата и в същото време гъвкава работа, усещането, че са в основата на всичко. А добрият секретар все още може да намери работа почти навсякъде, във всякакъв вид организация.
Как да използвате списъци с умения
Можете да използвате тези списъци с умения през целия процес на търсене на работа. Първо, имената на тези умения функционират като ключови думи, така че използвайте колкото можете повече, когато пишете автобиографията си. Не разчитайте на наемането на надзорни органи, за да разберете, че имате какво искат, кажете им директно.
Второ, можете да използвате същите тези ключови думи в мотивационното си писмо. Фокусирайте се конкретно върху онези, за които се интересува бъдещият ви работодател. Ще трябва да направите своите изследвания, тъй като макар че работните места на офис асистенти често са сходни, наемането на ръководители варира в техните приоритети. Описанието на работата вероятно ще включва списък с необходимите умения. Обърнете внимание на това.
И накрая, можете да използвате тази дискусия, за да планирате интервюто си. Уверете се, че сте подготвили поне един пример за време, за което сте демонстрирали умения от всяка категория, изброена тук.
Може също да помогне за преглед на нашите списъци с умения, изброени по длъжност и видове умения.
Най-добри умения за асистент в Office
Вербални комуникационни умения: Общуването е изключително важно умение за офис асистент. Ще трябва да си взаимодействате с вашия ръководител, колегите от офиса, професионалистите, които подпомагате, и евентуално клиенти или хора в други офиси на същата организация. Всички работите като екип и вие сте неговият основен център за комуникация. Всеки ден ще трябва да бъдете весели, полезни, добре информирани, артикулирани и добър слушател.
- Телефони за отговор
- Връзки с клиенти
- общуване
- Пренасочване на телефонни разговори
- Съобщение
- Маршрутни телефонни обаждания
- разпределително табло
- Телефон
- Вербална комуникация
Писмени комуникационни умения: Повечето офис асистенти пишат много. Те могат да пишат бележки, да попълват формуляри или да изготвят писма или имейли. Някои създават съдържание за уебсайта на компанията или редактират текст за други. Ясното, професионално писмено общуване е задължително.
- кореспонденция
- електронна поща
- поща
- Mailings
- Писането
- Обработване на текст
- Писмена комуникация
любезност: Асистентът в офиса може да е първият човек, когото клиентът вижда при влизането си в офиса. Ако в момента основният обитател на офиса не е на разположение, асистентът в офиса може да е единственият човек, с когото посетителят общува. Трябва да сте готови да поздравите всеки посетител с усмивка и любезна дума и да им помогнете с каквото им е необходимо, доколкото сте в състояние. Така че, добрите междуличностни умения са необходимост.
- Обслужване на клиенти
- Насочване на посетителите
- гъвкав
- Приятелски настроен
- Поздравете гости
- Междуличностни
- Позитивно отношение
- надеждност
- Добре дошли посетители
Технологични умения: В старите времена секретарите правеха много писане. Времената са се променили и технологията, но офис асистентите все още могат да очакват да прекарат много време пред клавиатура. Вместо пишеща машина, ще трябва да знаете пътя си около различни софтуерни приложения. Това, че знаете как да направите лека технологична поддръжка и как да оправите непокорлив принтер, също не боли.
- компютър
- Excel
- интернет
- Microsoft Office
- Майкрософт Уърд
- QuickBooks
- технология
Организация: Служебните асистенти трябва да бъдат изключително организирани, за да могат ефективно да прескачат многото си задачи. Ще трябва да помогнете и на другите хора да се организират, от поддържането на календари до подреждането на офиса.
- Административна подкрепа
- Назначения
- фактуриране
- Календари
- чиновнически
- Въвеждане на данни
- Доставяне на поща
- Електронен файл
- Отчети за разходите
- регистриране
- Операции на рецепцията
- Работа с пари
- Офис задължения
- Офис техника
- Опис на офис доставки
- Канцеларски материали
- Офис поддръжка
- организация
- канцеларска работа
- Доставка
Умения за решаване на проблеми: Решаването на проблеми или уменията за критично мислене са важни за всеки офис асистент, тъй като често ще бъдете човекът, с когото идват други въпроси.
- Координирайте дейностите в офиса
- срещи
- Умения за решаване на проблеми
- Отговаряйте на запитвания
- Планиране
- Проверка и насочване на повиквания
- Електронни таблици
- Съвместна дейност
- Управление на времето
- Споразумения за пътуване
