Списък със задачи, който работи

Съдържание

• Списък не е достатъчен
• Класиране
• Управление на времето
• Наградете себе си
• Имате нужда от система
• Управление на този брой

Всички сме направили списъци със задачи. По някакъв начин изглежда, че през деня няма достатъчно часове, за да извършите всички неща от списъка си със задачи. Ето една система, която работи - и тя може да работи и за вас.

Списък не е достатъчен

Съставянето на „списък с неща за правене“ не е достатъчно. Трябва да ги класирате. Трябва да знаете кои задачи са по-важни, за да можете да се съсредоточите върху тях. След това трябва да разпределите ресурси за тези елементи, да измерите напредъка си и да се наградите за успехите си.

Класиране

Избройте всичките си задачи в електронна таблица, въпреки че можете да ги направите и на хартия. Можете също така да ги поставите на вашия компютър или смартфон, да ги запишете в календара си или да ги въведете в софтуер за управление на времето.

Първата стъпка е да изброите всичко, което трябва да направите. След това им присвойте ранг, за да можете да се съсредоточите върху важните елементи.

Използвайте класификация A, B, C. Списъкът с А е нещата, които трябва да свърша днес, преди да напусна. B-списъкът е неща, които трябва да свършите, но не непременно днес. И накрая, C-списъкът е нещата, които трябва да намерите време да направите скоро.

Може да разберете доста бързо, че нещата от C-списъка и дори B-списъка просто никога не се справят. В една позиция на Operations Manager преди няколко години се оказах все по-разочарован от моя A-списък. Не само че не го преживявах всеки ден, както винаги имах преди, но и A-списъкът продължаваше да расте. Тогава разбрах какво трябва да направя, за да мога моя списък със задачи да работи за мен, и разработих система, която Направих работа.

Управление на времето

Не беше достатъчно да знаеш кое е важно; какво направи А-списъка. Също така трябваше да знам колко време ще отнемат нещата и колко време трябва да им отделя. Добавих колона към моя списък със задачи с приблизителното време, което всяка задача трябва да отнеме, и съседна колона с общата сума.

Тогава направих обикновено проучване на времето. Докато изпълнявах всяка задача, записах какво съм направил и началния и крайния момент. Проследявах цял ден. След това го повторих няколко седмици по-късно в различен ден. Това не беше изчерпателно проучване по никакъв начин, но ми даде известна представа. Като оперативен мениджър голяма част от деня ми беше заета от прекъсвания - справяне със събития, които се случиха, възникнали кризи или проблеми, които трябваше да бъдат решени. Средно тези прекъсвания консумират четири часа на ден. Тъй като обикновено работя десетчасов ден, това ми оставя шест часа на ден за нещата от списъка ми със задачи.

Всяка вечер, преди да напусна офиса, аз обновявах списъка си със задачи. Бих изтрил нещата, които бях завършил, делегирал или понижил, добавих новите неща, които се появиха, пренаредих приоритетите, за да получа най-важните задачи отгоре и да назнача прогнозно време на всеки. След това щях да сляза в списъка до шестчасовия знак и да начертая линия. Това ми стана целта за следващия ден.

Наградете себе си

Най-често този ред попада някъде в моя списък с А. Рядко беше навсякъде в дъното. Това обаче беше моята цел. Ако ударя или прекарах линията, се прибрах, чувствайки се, че е бил продуктивен и успешен ден. Вместо да се преборя над нещата, до които не успях да стигна, признах успеха си в това, че бях срещнал или победил целта си. На следващия ден трябваше да започна отначало и да достигна до новата цел, но го направих от гледна точка на надграждането на предишния успех, а не от безсилието постоянно да имам какво да правя, отколкото имах време да постигна.

Имате нужда от система

За да постигнете успех, трябва да разработите система за управление на времето си, за да можете да постигнете повече във времето, което имате. Ако вашата целева линия в списъка ви със задачи винаги е близо до върха, шефът ви ще започне да търси някой друг, който може да работи малко по-надолу в списъка всеки ден. По-долу разгледайте няколко ресурса, които да ви помогнат да свършите по-добре работата по управление на времето.

Управление на този брой

Избройте задачите, които трябва да направите. Дайте приоритет на тези, които са важни, а не само спешни. Имайте план какво да постигнете всеки ден. Работете по този план. Възнаграждавайте се, когато срещнете или победите целта си.