Дайте на шефа си увереност с план за управление на риска

Съдържание

• Какво е управление на риска в управлението на проекти?
• Планиране на управление на риска
• Процес за управление на риска в 5 стъпки
• Стъпка 1: Започнете
• Стъпка 2: Идентифицирайте
• Стъпка 3: Оценка
• Стъпка 4: Планиране на отговорите
• Стъпка 5: Изпълнение

Най-добрите мениджъри на проекти имат пълното доверие на линейния си мениджър и спонсор на проекта. Изпълнителите, стоящи зад техните проекти, им вярват, когато кажат, че се нуждаят от допълнително финансиране, повече ресурси или помагат за решаването на проблем.

Когато работите в рискови ситуации, имате нужда от подходящия комплект. Подобно на турист с раница от въже и крампи, вие се нуждаете от инструментите, за да се справите и с проектния риск.

Можете да повишите доверието на мениджъра си във вашия проект с план за управление на риска. Един прост петстепенен процес може значително да преобрази как шефът ви вижда вашия проект (и вие).

Какво е управление на риска в управлението на проекти?

Управлението на риска в управлението на проекти е процесът на идентифициране, оценка и реагиране на проектни рискове.

Проектните рискове са неща, които могат да повлияят на проекта (положително или отрицателно, но хората обикновено тълкуват риска като събития, които биха имали отрицателно въздействие върху проекта).

Независимо дали вашият проект е голям или малък, той ще има рискове, свързани с него. Тези рискове могат да бъдат всичко, от риска вашият училищен парад да бъде превален до риска от повишаване на цената до критичен компонент на новата ви платка.

Рискът от проекта, ако не се управлява правилно, може да затрудни успешното изпълнение на вашия проект. Непроверените рискове могат да добавят време към вашия график, работа до вашето време и пари към вашия бюджет. Мениджърите се изнервят от подобни неща. Всичко това може да се избегне с план за управление на риска.

Планиране на управление на риска

Планът за управление на риска е чудесен начин да увеличите собствената си увереност в способността на вашия проектен екип да изпълнява - и това прелива в увеличаване на доверието на вашия мениджър. Искате те да повярват, че можете да го направите, и искате те да са наясно какво може да ви попречи да изпълнявате успешно проекта. Планът за управление на риска е перфектен инструмент за това.

И познай какво? Наистина е лесно да започнете.

Управлението на риска на проекта е прост процес в пет стъпки. Нека не го правим по-сложно, отколкото трябва да бъде. Това е нещо, с което можете да започнете днес, подгответе се да го обсъдите на следващата си среща и го завършете, докато някой пише текст.

Процес за управление на риска в 5 стъпки

Както при толкова много части от управлението на проекти, управлението на риска е процес. Петте стъпки са:

1. Иницииране
2. Идентифицирайте
3. Оценява
4. Планиране на отговорите
5. Прилагане

Ако тези условия не означават много за вас в момента, моля, придържайте се към него - ще обясня всичко.

Стъпка 1: Започнете

Първо, вие искате да зададете контекста за управление на риска във вашата среда за управление на проекти.

Тук вероятно няма много работа, защото някой във вашата компания вече е подготвил политика за корпоративния риск и всичко, което трябва да направите, е да я проследите. Това ще обясни подхода на компанията към риска и дори може да назначи необходимите ви шаблони. Шаблоните винаги ви спестяват работа, така че внимавайте и за тези!

Дори и да нямате политика за корпоративен риск, някой друг, който управлява проекти до вас, може да има план за управление на риска, който можете да копирате. Защо да изобретявам колелото? Използването на документи е задължително, ако искате да спестите време и да направите повече.

Използвайте това, което сте открили, за да изготвите план за управление на риска за вашия проект. Това е част от цялостния ви план за управление на проекти и говори за това как ще подходите към управление на риска по вашия проект.

Ако не знаете какво да поставите, прочетете! Следващите стъпки ще ви дадат по-добра представа за какво да говорите във вашия план за управление на риска.

Това подобрява доверието чрез: Показване на вашия мениджър, че имате подход към справяне с несигурността по вашия проект и че активно ще управлявате риска.

Стъпка 2: Идентифицирайте

След като имате очертан подход, можете да започнете да работите с него.

Сега идентифицирате рисковете, които ще засегнат вашия проект. Това е само някога моментна снимка и вашият регистър на риска е нещо, което бихте искали да се връщате отново и отново, за да сте сигурни, че там е поставено нещо ново.

Можете да идентифицирате рисковете, като използвате контролен списък на често срещаните рискове, интервюирайки заинтересованите страни по проекта (особено за трудните заинтересовани страни, тъй като те обикновено имат много да кажат какво може да се обърка), сесии за мозъчна атака и използвайки здравия си разум.

Търсите неща, които биха могли да създадат проблеми, ако някога са се случили. (Не забравяйте, че рисковете още не са се случили. Проблемите с проекта са неща, които вече са се случили.)

Както и да го правите, определено трябва да се включите други хора. Сам няма да имате цялата картина и в крайна сметка ще липсвате неща.

Рисковете могат и трябва да бъдат идентифицирани от всеки. Като ръководител на проекти, вашата работа е да насърчавате колегите си да повишават рискове с вас, така че като екип да можете да направите нещо за тях.

Всички идентифицирани рискове трябва да бъдат записани в регистъра на риска. Ако имате координатор на проекта в екипа или лице за подкрепа на проекта, те могат да го направят. В противен случай това е част от административните задачи, които трябва да вършите.

Това подобрява доверието чрез: Демонстрирайки, че сте наясно с ключовите рискове, които могат да повлияят на вашия проект, и че имате средства, които да продължат да бъдат в течение на новите рискове.

Стъпка 3: Оценка

След това рисковете се оценяват за вероятност и въздействие. Когато оценявате риск, помислете колко вероятно е да възникне, колко би струвало да се справите и колко време вероятно ще добави към вашата времева линия на проекта.

Като допълнителна мярка можете да оцените и близостта, което означава колко близо е във времето рискът да се случи. Риск с висока близост потенциално би се случил скоро. Риск с ниска близост може да се случи в някакъв момент в далечното бъдеще. Това може да ви даде още един фактор за приоритизиране на вашето време и енергия, когато става въпрос за справяне с рисковете.

Това подобрява доверието чрез: Гарантиране на вашия мениджър, че всички в екипа имат ясна представа какво би се случило, ако някой от тези рискове действително се реализира.

Стъпка 4: Планиране на отговорите

Сега стигаме до месната част от вашия план за управление на риска. В тази стъпка разработвате как да управлявате риска, като идентифицирате подходящ отговор.

Правим това, защото досега всичко, което имаш, е списък на това, което може да се случи, за да изхвърлиш проекта си в бъдеще и колко голяма би била тази сделка. Това, което вашият мениджър ще иска да знае по-нататък, е: Какво ще правите по въпроса?

Като цяло има четири неща, които можете да направите, за да адресирате и управлявате проектния риск. Те са:

• Избягвайте: Предприемете стъпки, за да предотвратите появата на този резултат.
• Прехвърляне: Прехвърляне на отговорността върху друга страна, например със застрахователна полица.
• Смекчаване: предприемете действия, за да намалите въздействието на проблема, ако той се появи.
• Приемете: Разберете, че рисковият резултат може да настъпи и със съгласието на вашия екип не предприемайте действия за предотвратяването му.

Някои от вашите рискове може да имат положителен резултат. Например, съществува риск да продадете толкова много от новия продукт, че да прекъснете телефонните линии. Това би било хубав проблем, но все пак съществува риск, който трябва да планирате.

Има няколко начина, по които можете да се подготвите за положителен риск, включително:

• Експлоатация: Правете всичко възможно, за да сте сигурни, че този резултат ще се случи, за да можете да извлечете наградите.
• Споделете: Работете с друг колега или компания, за да направите по-голям положителен риск.
• Подобрете: Влияйте върху факторите, които могат да допринесат за положителен резултат и се опитайте да извлечете още повече полза.
• Приемете: Признайте възможността за положителен риск и не правете нищо.

Ще трябва да разработите коя стратегия за отговор е най-добрата за всеки риск от вашия регистър. Например може да решите, че рискът от срутване на фабричния покрив е нещо, което просто ще приемете, тъй като няма вероятност да се случи. Рискът от хранително отравяне да ви отнеме половината от работната сила е нещо, което активно ще смекчите, като преквалифицирате целия си персонал в кетъринга. Ако това се е случило преди и всъщност е доста вероятно, освен ако не направите нещо по въпроса, ще искате да смекчите риска.

След като отговорът бъде идентифициран и договорен, собствениците на риска могат да бъдат назначени да изпълняват плана за действие за управление на риска. С други думи, имате нужда от някой, който да бъде отговорен за това, че ще се запознаете със задачите, за които се съгласявате в плана си.

Това подобрява доверието чрез: Показване на вашия мениджър, че сте обмислили какво да правите с нещата, които могат да създадат проблеми за вашия проект, и че поставяте планове, за да намалите несигурността и риска за проекта.

Стъпка 5: Изпълнение

Вашият план за управление на риска вече трябва да включва кой ще носи отговорност за извършване на дейности за намаляване на риска за всеки риск. Сега те трябва да работят чрез тези задачи, така че активно да управлявате откритите рискове.

Това подобрява доверието чрез: Демонстрирайки, че вие ​​и вашият екип по проекта можете да следвате това, което сте казали, че ще направите. Чрез отчитане на постигнатото и рисковете, които сте смекчили, това показва на вашия мениджърски екип, че сериозно се занимавате с доставката и правите всичко необходимо, за да бъде доказан бъдещето на вашия проект срещу проблеми.

След като рискът премине - когато той вече не е важен, защото или се е случил или вече не може да се случи - можете да го затворите от своя регистър на риска.

Поставянето на този план за управление на риска на проекта може да ви отличи от другите мениджъри. Собственият ви шеф ще разполага с доказателства, че можете да мислите стратегически и творчески за това, което може да доведе до отцепването на вашия проект и - най-важното - да направите нещо по въпроса. Ще бъдете човекът, който активно се справя с проблемите, преди те да се случат, да премахвате препятствията и да сте подготвени за всичко!

Да бъдеш видян като добър в управлението на проектния риск е сигурен начин да бъдеш разглеждан като сигурна двойка ръце от ръководството. Не са ви необходими множество опит или сертификати, за да започнете успешно да управлявате проектния риск (въпреки че съществуват официални квалификации в управлението на риска). Този лесен процес в пет стъпки скоро ще означава, че управлението на риска на проекта е вградено във вашите проектни планове.