Как се провежда SWOT анализ

Съдържание

• 1. Изберете SWOT улеснител
• 2. Мозъчна атака на силите на компанията или звеното
• 3. Консолидирайте
• 4. Изяснете
• 5. Определете първите три силни страни
• 6. Обобщете силните страни
• 7. Повторете за слабости
• 8. Повторете за възможностите
• 9. Повторете за заплахи
• 10. Направете план

Когато оценявате резултатите на една компания, е полезно да имате инструменти за извършване на задълбочен и систематичен преглед. SWOT анализът е един такъв инструмент, който всеки лидер трябва да знае как да използва в бизнеса.

SWOT анализът се използва за идентифициране на силните страни, слабостите, възможностите и заплахите във връзка с вашата компания, звено, група или продукт, услуга или програма, за които носите отговорност. Тя ви позволява да се съсредоточите върху конкретни области и да откриете действия, които могат да ви помогнат да надградите силните страни, да сведете до минимум или премахнете слабостите, да увеличите възможностите и да се изправите срещу заплахи.

Тези оценки често се провеждат с екип и се използват за информиране на стратегия или стратегически план. Процесът е сравнително прост и включва следните стъпки:

1. Изберете SWOT улеснител

Докато мениджър, екип. или ръководителят на проекта може да ръководи собствен SWOT анализ, често е полезно да се използва независим фасилитатор, за да се освободи лидерът да участва пълноценно, а не да предубеждава приноса от другите.

2. Мозъчна атака на силите на компанията или звеното

Обиколете стаята и изискайте идеи от участниците. Областите на сила за дадена компания или единица включват лидерски способности, способности за вземане на решения, иновации, производителност, качество, обслужване, ефективност, технологични процеси и т.н. Запишете всички предложения на флип чарт. Избягвайте дублиращите се записи.

Някои проблеми могат да се появят в повече от един списък. Например, компания или отдел може да има сила в област като обслужване на клиенти, но може да има слабост или дефицит и в тази област. В този момент целта е да се уловят възможно най-много идеи във флип чартовете. Оценката ще се проведе по-късно.

3. Консолидирайте

Публикувайте всички страници с флип-чарт на стена. Въпреки че сте положили всички усилия да избегнете дублиращи се записи, ще има някои идеи, които се припокриват. Консолидирайте дублиращите се точки, като попитате групата кои елементи могат да се комбинират под една и съща тема. Съпротивлявайте се на изкушението да се прекали консолидира, като натрупва много идеи по една тема. Често това води до липса на фокус. Опростете списъка си колкото е възможно повече, докато все още улавяте различни области на сила.

4. Изяснете

Отидете надолу по консолидиран списък и изяснете всички елементи, към които участниците имат въпроси. Полезно е да повторите значението на всеки елемент, преди да го обсъдите. Придържайте се към определянето на силните страни точно сега и възпрепятствайте екипа да говори за решения в този момент от процеса.

5. Определете първите три силни страни

Понякога първите три силни страни са очевидни и не е необходимо гласуване. В този случай просто тествайте за консенсус. В противен случай дайте на участниците няколко минути, за да изберат най-важните си въпроси поотделно. Позволете на всеки член на екипа да даде три до пет гласа (три, ако списъкът с въпроси е десет точки или по-малко, пет, ако е дълъг). Определете първите три елемента. Ако има връзки или първият вот е неубедителен, обсъдете високо оценените точки от първия вот и гласувайте отново.

6. Обобщете силните страни

След като са решени трите най-силни страни, отделете малко време, за да обсъдите как групата определя всяка от тях. Обобщете тези определения на една страница с флип-диаграма. Сега имате ясен и съгласуван поглед върху най-силните страни на вашата компания или отдел.

7. Повторете за слабости

Подобно на силните страни, областите на слабост за една компания или звено включват лидерски способности, способности за вземане на решения, иновации, производителност, качество, обслужване, ефективност, технологични процеси и други. Следвайте стъпки 2-6, за да стесните основните слабости, които трябва да отстраните.

8. Повторете за възможностите

Областите на възможности включват развиващите се пазари, по-нататъшното навлизане на пазара, новите технологии, новите продукти или услуги, географско разширяване, намаляване на разходите и т.н. Повторете стъпки 2-6, за да откриете първите три възможности, които вашата компания или отдел трябва да се възползва в близко бъдеще.

9. Повторете за заплахи

Заплахите могат да включват влизането на нов конкурент, законодателство или разпоредби, които ще увеличат разходите или ще премахнат даден продукт, намаляващ продукт или пазар и т.н. Това са външни сили, които биха могли да засегнат вашата компания, а не вътрешни проблеми (тези биха попаднали в слабост). Повторете стъпки 2-6, за да оформите списъка си с първични заплахи.

10. Направете план

Извършването на SWOT анализ е чудесен начин да се създаде картина за това къде се намирате и къде трябва да отидете. Следването на тези стъпки ви дава процес за ефективно получаване на резултати по начин, който включва и зарежда с енергия екип. След като приключите, имате по-добро разбиране на вътрешните и външните реалности пред вашата компания или екип, което ви позволява да планирате курс напред.