Как да напишете порицателни писма на служителите

Съдържание

• Компоненти на порицателни писма
• Значението на подписите
• Дайте възможност за отговор на служителите
• Примерно порицателно писмо
• Примерно порицателно писмо №1 (текстова версия)
• Примерно порицателно писмо №2 (текстова версия)
• Признание на служителя за получаване

Порицателни писма са писма, написани от надзора, за да предоставят официално изявление за проблем с представянето, който служителят трябва да подобри. Порицателните писма често са стъпка в процеса на формални дисциплинарни действия, което може да доведе до допълнителни дисциплинарни действия за служителя до и включително прекратяване на работа, ако служителят не се подобри.

Порицателни писма са важен компонент в документацията на проблема с представянето на служителя и на работодателя. Писмени порицателни писма ясно и конкретно посочват изпълнението, което трябва да се подобри, и последствията, ако изпълнението не се подобри.

Тези официални бизнес писма обикновено следват след всякакви опити за словесно обучение от страна на ръководител. Те обаче често идват преди словесна корекция на служителя - наречена словесно предупреждение или официално устно предупреждение. Всички стъпки трябва да се съсредоточат върху проблема с представянето или свързаните с него проблеми.

Компоненти на порицателни писма

Ефективните порицателни писма имат общи компоненти. Те трябва да имат ясно изложение на проблема или въпроса за изпълнението, който служителят трябва да подобри. Може да изброи няколко примера за начините, по които служителят може да промени работата си, за да се съобрази с очакванията за изпълнение. Даването на примери предоставя на служителя споделена картина - споделено значение - около очакванията на ръководителя и компанията.

Ако е уместно, включете график, в рамките на който работата на служителя трябва да се подобри. Тази справка може да бъде под формата на изискуема дата или крайна дата, в който момент надзорният орган ще преоцени работата на служителя.

Обяснете как неизпълнението се отразява не само на служителя, но и на работното място и успеха на организацията. Дайте ясно изявление за последиците, които служителят може да очаква, ако изпълнението им не се подобри, както е описано в писмото за порицание.

Значението на подписите

Подписът на надзора или ръководителя на служителя е важен, когато става въпрос за порицания. Писмото обикновено съдържа изявление, че подписът на служителя представлява, че са получили писмото. Това не означава непременно, че са съгласни с неговото съдържание. Трябва да сте конкретни във формулировката, така че служителят да разбере, че потвърждава, че разписката не е грешна.

Дайте възможност за отговор на служителите

Трябва да дадете шанс на служителя да отговори на въпросите, повдигнати в порицателното писмо. Възражението трябва да бъде писмено, датирано и подписано от служителя. Служителят може да се съгласи, да не се съгласи, да изрази скръб и т.н. Опроверженията, написани от служителя, са приложени към оригиналните порицателни писма.

Примерно порицателно писмо

Това е пример за порицателно писмо. Изтеглете шаблона на писмото за порицание (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.

Примерно порицателно писмо №1 (текстова версия)

До: Джефри Джоунс

От: Джордж Питърсън

Дата: 1 септември 2018 г.

Re: Писателно порицание

Това е официално порицателно писмо, за да ви уведоми, че представянето ви не отговаря на очакваните нива на принос. При работата ви като технически експерт за поддръжка на клиенти, очакванията за работата са разработени от цялата група експерти по техническа поддръжка и техния ръководител. Това означава, че те са приетият стандарт за представянето на всеки експерт по техническа поддръжка.

Не успявате да изпълните по следните начини.

• Броят на клиентите, които обслужвате за една седмица, е с 30% под стандарта, с който се срещат останалите експерти по техническа поддръжка.
• Степента на трудност на проблемите, на които решите да отговорите, е с 40% под стандарта, който постигат останалите служители.
• Продължителността на времето, което клиентите прекарват по телефона с вас, надвишава останалата част от персонала с 25%.

Както можете да видите, в трите най-важни измервания на ефективността на вашата работа не успявате. Вашият ръководител е разговарял с вас много пъти и сте получили допълнително обучение. Следователно ние вярваме, че не сте склонни да изпълнявате. Това се отразява неблагоприятно на натовареността на останалия технически персонал.

Трябва да видим незабавно подобрение и в трите области на изпълнение или ще се появят допълнителни дисциплинарни действия до и включително прекратяване на работа. Имаме вяра, че можете да подобрите. Трябва да видим незабавно подобрение.

Джордж Питърсън, ръководител

Мариан Демарк, мениджър човешки ресурси

Примерно порицателно писмо №2 (текстова версия)

До: Линда Родригес

От: Мери Уимонт

Дата: 1 септември 2018 г.

Re: Писателно порицание

Целта на настоящото порицателно писмо е да ви уведоми официално, че посещението ви се отразява неблагоприятно върху способността ви да завършите работата си. Въпреки че не се изисква освободени служители да работят в определени часове, четиридесет часовото работно време е стандартно и очаквано.

Не сте се появили на работа поне един ден в седмицата от началото на новата си работа и работите само тридесет и два часа седмично. Вашият мениджър ви е информирал за наличието на свободно време за FMLA за лични или семейни медицински проблеми. Той също ви попита дали имате нужда от настаняване, за да можете ефективно да изпълнявате работата си.

Той ви предложи да посетите отдела за човешки ресурси, за да обсъдите тези въпроси и вашето присъствие. Отказахте и трите възможности, които ви предложихме, за да ви помогнем да подобрите това лошо представяне.

Реалността е, че не можете да изпълнявате работата си за по-малко от четиридесет часа. Липсват ви срокове за работните ви задачи и забавянето ви се отразява неблагоприятно върху работата на вашите колеги в маркетинговия отдел. Липсват сроковете им в резултат на вашата неуспех да се изпълнявате.

Освен това, незавършената ви работа, когато е възложена на вашите колеги, поставя натоварването им в претоварване, тъй като те вече имат работа, която изисква четиридесет часа работа седмично. Това е несправедливо и няма да толерираме тези негативни въздействия върху работното място, започвайки от сега.

Трябва да видим незабавно подобрение на посещението ви или ще прекратим работата ви. Това означава, че трябва да присъствате на работа пет дни в седмицата. Ако не посещавате работа пет дни в седмицата, не можете да постигнете целите, за които сте били наети.

Нашите стандартни политики за платен отпуск ви предоставят шест платени дни за болнични и два дни за личен отпуск, които трябва да използвате за една година. Трябва да кандидатствате за ваканционни дни предварително.

Вече сте използвали четири от болничните си дни и всичките си лични дни с текущите си отсъствия. Не планираме да ви даваме повече време. Това ви оставя само два болнични дни и вашето платено време за ваканция, което трябва да поискате предварително.

Ако имате отсъствие над свободното ви платено свободно време, ние ще прекратим вашата работа. Надяваме се да разберете колко сте близо до загубата на работа. Няма да получавате повече предупреждения.

За разбирането,

Мери Уилмонт, мениджър

Томас Кредънс, директор „Човешки ресурси“

Признание на служителя за получаване

Важно е да се създаде хартиена следа от действия по порицание на служителите. Този процес позволява създаването на доказателство, че служителят е получил адекватно известие за проблеми и стъпки - като консултиране - са предприети за коригиране на ситуацията.

Простото потвърждение за получаване на насоки пояснява, че служителят е получил порицание.