Каква информация се съхранява в медицинските записи на служителите?
Съдържание
Медицинското досие на служителите е хранилището за всичко, свързано със здравето, ползите за здравето, отпуските, свързани със здравето на служителя, и избора на обезщетения и покритие на служителя. Работодателят съхранява медицинско досие отделно за всеки служител. Съдържанието на тези файлове никога не се смесва с друг файл на служителя, като например файла с персонала.
Тъй като медицинското досие съдържа чувствителна и поверителна информация, то трябва да пребивава на сигурно, заключено, недостъпно място. Файловият шкаф, в който се съхраняват медицински файлове на служителите, също трябва да се заключва, а персоналът по човешки ресурси трябва да има единствените ключове. Достъпът до медицински досиета на служителите е ограничен само за персонала на човешките ресурси.
Законът за преносимост на здравно осигуряване и отчетност от 1996 г. (HIPAA) изисква работодателите да защитават медицинските документи на служителите като поверителни; медицинските досиета трябва да се съхраняват отделно и отделно от други бизнес записи. Никога не съхранявайте медицински записи на служителите в общото досие на служителите.
Поради поверителността на информацията, записите трябва да бъдат изолирани от файлове, до които могат да имат достъп служители като надзорни органи или мениджъри. (Всъщност това се препоръчва и за файлове с персонал като цяло - дайте достъп само на HR персонал.)
Съдържание на медицинското досие на служителя
Това са типовете предмети, които трябва да се съхраняват безопасно в медицинското досие на служителя. Ако се съмнявате, сгрешете от страна на защитата на свързаната с медицината информация на вашите служители.
- Заявления и формуляри за здравно осигуряване
- Заявления и формуляри за животозастраховане
- Определена информация за бенефициента
- Заявления за всякакви други обезщетения на служителите, които може да изискват медицинска информация, като застраховка на зрението
- Искания за платени или неплатени медицински отпуски
- Семейни медицински и отпуски закон (FMLA) доклади и свързани приложения и документи
- Подписан от лекар FMLA документи
- Документация за болестите на член на семейството или дете, за които кандидатствате за FMLA време за предоставяне на текущи грижи
- Медицинска свързана документация за отпуск за служители, които не отговарят на условията за извънработно време на FMLA
- Прегледи, бележки, кореспонденция и препоръки на лекар
- Медицински извинения за отсъствие или закъснение от лекар
- Ограничения за медицинска работа с документация от препоръчващия лекар
- Доклади за произшествия и наранявания, включително документи, изисквани от OSHA
- Доклади за компенсации на работниците за нараняване или заболяване
- Всяка друга форма или документ, който съдържа частна медицинска информация за служител
Ако държите тези досиета поверителни, служителите ви ще ви се доверят и ще поддържате духа и значението на закона.
Моля, обърнете внимание, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и разпоредбите за заетостта варират в различните държави. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето юридическо тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.
