Практиките за управление на срещи помагат за подобряване на производителността

Съдържание

• Ключ за управление на срещи - щанд PAT
• Започнете срещите си навреме
• Поддържайте срещата по тема
• Пазете и разпространявайте бележки / протоколи за срещи
• Долния ред

Ние прекарваме голяма част от работния си живот в срещи. В много случаи лошите практики за управление на срещи водят до непродуктивно използване на времето на участниците. В свързана статия предлагаме насоки за превръщането на пет общи сценария на срещи в продуктивни събития. Ето допълнителни идеи в подкрепа на укрепването на полезността, производителността и въздействието на срещите.

Ключ за управление на срещи - щанд PAT

Някои мениджъри наемат P.A.T. подход към срещи, изискващ а Purpose, an Адженда и а Timeframe. Въоръжаването на участниците с тези критични точки на контекста преди сесията гарантира, че хората се показват подготвени да участват и подкрепят общите намерения на срещата. Ясен P.A.T. контура помага да се осигури продуктивна сесия.

Трябва да можете да определите целта на срещата най-много с 1 или 2 изречения. „Тази среща е да планираме новата маркетингова кампания“ или „тази среща е да преразгледа новата политика на доставката за обработка на връщанията“. Целта помага да се гарантира, че всички знаят защо са там, какво трябва да се направи и как да се ръководи напредъкът и да се стигне до заключение.

Определете дневен ред. Избройте предметите, които ще прегледате / обсъдите / проверите. Ние искаме да определим срок за всяка точка от дневния ред (виж по-долу) и да идентифицираме лицето, което е отговорно за модерирането на дискусията. Задайте времева рамка; най-малкото задайте начален и краен час. Също така препоръчваме да зададете продължителност за всяка точка от дневния ред. Те трябва да достигнат до общия срок на срещата.

Започнете срещите си навреме

Ако работите в една от онези култури, в които хората се впускат в срещи до пет или десет минути след планираното начално време, е време да започнете нова тенденция. Една фирма насърчава своите ръководители да затворят вратата в планираното време за стартиране, а тези, които закъсняват, не са добре дошли да присъстват. Въпреки че това може да е по-драконично, отколкото се грижите да действате, не би трябвало да се затруднявате да въвеждате срещата в ред, да преглеждате целта и да потвърждавате очакванията и времето.

Не чакайте да се появят странници. Когато някой пристигне късно, не се връщайте и преглеждайте това, което вече е обхванато. Продължете с вашите теми за срещи. Това ще бъде неловко за непознатия и ще подобри шансовете за пристигане навреме на следващата среща.

Ако организаторът / спонсорът на срещата не се появи навреме, помислете за срещата за анулирана и се върнете на работа. Периодът на изчакване от пет до седем минути е разумен. Коефициентът е, че организаторът на срещата се сблъска с неочаквана трудност и би предпочел да не губите време да го чакате.

Поддържайте срещата по тема

Добра практика е да се възложи на някого ролята да следи всички по време на срещата. Твърде често дискусиите се стичат и след това се разграждат до вихър от мнения, идеи, факти и емоции. Вместо това задайте ролята и информирайте всички присъстващи, че този човек ще се намеси, ако и когато дискусията се отклони от дневния ред и конкретен въпрос на дискусия. В някои фирми тази роля се обозначава като "Cope Cope", в други - "Keep Keeper". Независимо от етикета, ролята е изключително полезна за повишаване на ефективността и производителността на вашите срещи.

Ако възникнат допълнителни теми, които са извън дневния ред, но важни за обсъждане, те трябва да бъдат ясно заснети и поставени на „паркинга“ за бъдещо разглеждане и обсъждане или за дискретна среща. Собственикът на срещата си запазва правото да разреши незначителна разнопосочна дискусия, ако поддържа общата цел на срещата.

Пазете и разпространявайте бележки / протоколи за срещи

Някой, различен от организатора на срещата, трябва да води протоколи от срещата. Доброто записване на минутите ще включва:

• Време за среща, дата, местоположение
• Описание на целта
• Копие от дневния ред
• Списък на присъстващите и списък на тези, които не са присъствали
• Подробен обобщен списък на заключения, действия, отговорности и дати за приключване. Много бележници използват дневния ред като ръководство за изброяване на заключенията и действията.
• Планирана последваща среща, ако наистина е необходимо.

В идеалния случай разпределете бележките за срещата възможно най-бързо след приключване на срещата и абсолютно в рамките на един работен ден. Протоколите и бележките служат като важно напомняне за участниците, както и източник на информация за други заинтересовани страни или за тези, които са пропуснали срещата. Минутите са чудесно средство за напомняне на хората и екипите за извършените им последващи действия.

Долния ред

Възможно е една среща да доведе до положителен резултат, помагайки за придвижване на проекти и хората напред, просто не разчитайте на това. Някои старание и умишлено укрепване на вашите техники за управление на срещи ще подобрят шансовете ви за постигане на страхотен резултат.