Професионални указания за писане на писма и имейли

Съдържание

Професионални указания за писане на писма и имейли
Информация за връзка
поздрав
Тяло на писмото
Затваряне
Подпис
Как да се обърнем към писмо
Форматиране на вашата кореспонденция
Насоки за писане на писма
Примери и шаблони
Проверка и проверка на правописа

Какъв е най-добрият начин да напишете професионално писмо - с писмо на хартия или имейл? Едното наистина не е по-добро от другото. В някои случаи има смисъл да общувате по имейл, а понякога може да се наложи да изпратите традиционно написано, отпечатано и подписано писмо. Който и да изберете, важно е да следвате най-добрите професионални указания за писане на писма и имейли.

Имейлът е по-бърз и лесен, но някои имейл съобщения никога не се отварят и, в зависимост от това, на кого пишете и защо пишете, може да се наложи да изпратите по пощата въведено и подписано писмо или дори да го качите онлайн.

Типът съобщение, което избирате, зависи от това с кого общувате и от целта на вашата кореспонденция.

Всички добре написани писма включват няколко раздела. Информацията, която включвате във всеки раздел, и цялостният формат зависи от това дали изпращате написано писмо или имейл съобщение.

Важно е да знаете различните части на писмото и какво трябва да бъде посочено във всяко от тях. Също така трябва да знаете как да адресирате и подписвате комуникации както с въведен текст, така и с имейл. Различните части на писмото са както следва:

Информация за връзка
Поздравяване (поздрави)
Тяло на писмото
Затваряне
Подпис

Информация за връзка

Начинът, по който включвате вашата информация за контакт, ще бъде различен в зависимост от начина, по който изпращате писмото си. В имейл съобщение вашата информация за контакт ще бъде в края на съобщението, докато в писмено писмо информацията ви за контакт е в горната част на страницата. Ето какво да включите в раздела си с информация за контакт, плюс мостри както за въведени писма, така и за имейли.

поздрав

Поздравът е поздравителният раздел на вашето писмо с нещо от рода на „Скъпи господин Питърсън“ или „За кого може да се отнася“. Ето списък с примери за поздравяване на писма, които работят добре за професионална кореспонденция.

Тяло на писмото

Основният текст на вашето писмо ще включва няколко параграфа. Първият параграф трябва да включва увод и кратко обяснение на причината ви за писане. Вторият параграф (и всички следващи параграфи) трябва да обяснят допълнително причините ви за писане. Последният параграф трябва или да поиска действие от читателя, ако искате нещо, или да посочите как ще последвате действия. Не забравяйте да изясните целта на писмото си. Читателят ще трябва да знае какво искаш и как те могат да ти помогнат. Или ако предлагате услуги или помощ, уверете се, че е ясно какво можете да предоставите.

Затваряне

Писмото се затваря с термин като „Най-добри пожелания“ или „Искрено“, последвано от запетая, след това вашият подпис, ако изпращате въведено писмо. Ако изпращате имейл съобщение, просто въведете името си след затварянето.

Подпис

Довършителното докосване до вашето писмо е вашият подпис, който в имейл съобщение ще включва вашата информация за контакт.

Как да се обърнем към писмо

Важно е да се обърнете към лицето, за което пишете, официално, освен ако не ги познавате много добре.

Форматиране на вашата кореспонденция

След като разполагате с цялата информация, която трябва да включите в съобщението си, прегледайте стандартния формат, който да използвате за писма и имейл съобщения.

Насоки за писане на писма

Следващата стъпка е да полирате писмото си. Трябва да има много място между абзаците и горната и долната част на страницата. Освен това искате да изберете четим, професионален стил и размер на шрифта. Това, което казвате, ще зависи от причината, по която пишете, така че не забравяйте да персонализирате писмото си, за да отговаря на вашето лично и професионално положение.

Примери и шаблони

Използването на шаблон е чудесен начин да стартирате свое собствено писмо или имейл съобщение, защото започвате с основния формат на място. Просто попълнете вашата информация в съответния раздел на писмото.

Разглеждането на примери също е полезно, защото ще получите идеи какво да кажете в собствената си кореспонденция.

Проверка и проверка на правописа

И накрая, преди да отпечатате или качите писмото си или да изпратите имейл съобщението си, да проверите правописа, проверката на граматиката и да я прочетете.

Съвет, за да сте сигурни, че няма грешки, е да го прочетете на глас. Може да забележите грешките, които сте пропуснали само като четете.