Основно управление на проекти 101

Съдържание

• Какво е управление на проекти?
• Елементите на проекта
• Най-важният елемент: обхват
• ресурси
• път
• Пари
• Управлението на проекти е изкуство и наука

Управлението на проекти е един от най-важните компоненти на успешния бизнес. Той влияе върху приходите и пасивите и в крайна сметка взаимодейства с удовлетвореността и задържането на клиента или клиента. Вашата компания може да има само един проект в даден момент, докато други по-големи корпорации и организации могат да жонглират няколко проекта едновременно. По своята същност проектите са временни.

Проектите са средство за постигане на цел и целта в крайна сметка ще бъде постигната. Вашият бизнес може да премине към друг проект ... или не. Може да е била еднократна цел.

Проектите подтикват нарастваща нужда в работната сила. Институтът за управление на проекти изчисли, че през периода 2010-2020 г. в световен мащаб ще бъдат добавени повече от 15 милиона нови позиции за управление на проекти.

Какво е управление на проекти?

Управлението на проекти не е цялата операция на вашата компания. Това е само един сегмент, конкретен проект с подробен план за това как вие и вашият бизнес ще постигнете тази цел. Това е план, подробно описан в серия от стъпки, като всяка от тях е толкова важна, колкото и останалите. Трябва да постигнете един, за да преминете правилно към следващия.

Мислете за управлението на проекти като стълба, която трябва да изкачите. Не можете да скочите до върха. За максимална ефективност трябва да го вземете на звънец. Вашият екип трябва да прилага инструментите, предоставени им, както и техния опит и знания, за да изпълнят всяка стъпка и да преминете към следващата.

Достатъчно лесно е да се каже, че искате да стигнете до Каре А, така че ще направите 25 стъпки в тази посока. Но също така трябва да отчитате времевите съображения в плана си на проекта и най-вероятно ще трябва да работите в рамките на бюджет. Може да обходите онези 25 стъпки или може да бягате. Зависи колко бързо трябва да стигнете дотам за успешното завършване на проекта. Можете да спестите пари, пътувайки пеша, или можете да наемете шофьор. Зависи от бюджета, който сте отделили за проекта.

Няма подход, система или план с един размер за всички. Всеки проект, който вие и вашата компания се справите, най-вероятно ще има своя времева линия, цел и бюджет. Ето защо е толкова критично да имате разумен, талантлив ръководител на проекта, който да ръководи шоуто.

Елементите на проекта

Успешният ръководител на проекти трябва едновременно да управлява четири основни елемента на проекта. Тези елементи са взаимно свързани.

• Обхват: Това включва размера, целите и изискванията на проекта.
• ресурси:Ще ви трябват хора, оборудване и материали.
• Време: Това не се отнася само до това колко време ще отнеме проектът. Той трябва да бъде разбит на продължителност на задачите, зависимости и критичен път.
• Пари:Имайте здраво разбиране за разходите, непредвидените ситуации и печалбата.

Най-важният елемент: обхват

Обхватът на проекта е определянето на това, което проектът трябва да изпълнява и бюджетите на време и пари, създадени за постигане на тези цели. Всяка промяна в обхвата на проекта трябва да има съответстваща промяна в бюджета, времето, ресурсите или и трите.

Ако обхватът на проекта е да се изгради сграда, в която да се помещават три приспособления при бюджет от 100 000 долара, се очаква ръководителят на проекта да направи това. Ако обхватът е променен на сграда за четири джаджа, ръководителят на проекта трябва да получи подходяща промяна във времето, парите и ресурсите.

ресурси

Има три аспекта на разбиране и управление на ресурси: хора, оборудване и материали.

Успешният ръководител на проекти трябва ефективно да управлява ресурсите, назначени за проекта, включително членове на екипа на проекта, служители на доставчици и подизпълнители. Той трябва да гарантира, че служителите му разполагат с необходимите умения и инструменти, за да завършат работата и непрекъснато да следи дали има достатъчно хора на място, за да завърши проекта в срок. Неговата работа е да гарантира, че всеки човек разбира задачите и сроковете на проекта.

Старшият член на всяка група служители докладва на ръководителя на проекта, когато той управлява директни служители, но служителите могат да имат и линеен мениджър, който осигурява техническо ръководство. В ситуация с матрично управление като проектния екип, задачата на ръководителя на проекта е да предостави насока на проекта на линейните мениджъри. Управлението на трудови подизпълнители обикновено означава управление на екипната лидерска позиция за работниците, наети с подизпълнители, които от своя страна управляват тези работници.

Ръководителят на проекти често трябва да набавя оборудване и материали и да управлява тяхното използване, така че екипът да може да работи ефективно. Той е отговорен за разполагането на подходящото оборудване и материали на правилното място в подходящото време.

път

Трите елемента на успешното управление на времето са задачи, график и критичен път.

Изградете графика на проекта, като посочите, за да може всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Някои от тях трябва да се правят последователно, докато други могат да се припокриват или да бъдат изпълнени в тандем. Задайте продължителност на всяка задача. Разпределете необходимите ресурси. Определете предшествениците - какви задачи трябва да бъдат изпълнени преди други - и приемници, задачите, които не могат да стартират, докато не бъде завършена всяка друга задача. Този аспект на управлението на проекти понякога се нарича управление на водопада защото една задача следва друга в повече или по-малко последователен ред.

Софтуерът за управление на проекти може да опрости задачата за създаване и управление на графика на проекта.

Някои задачи имат малка гъвкавост в необходимите им начални и крайни дати. Това се нарича "плувка". Другите задачи нямат гъвкавост. Те имат нулев поплавък. Ред през всички задачи с нулев поплавък се нарича критична пътека, Всички задачи по този път - и може да има множество паралелни пътища - трябва да бъдат изпълнени навреме, ако проектът ще влезе в своя срок. Основната задача на ръководителя на проекта е наблюдение на критичния път.

Пари

Трите съображения при управлението на парите са разходи, непредвидени ситуации и печалба.

Всяка задача има разход, независимо дали това е работното време на компютърен програмист или изкупната цена на кубичен двор от бетон. Всеки от тези разходи се изчислява и сумира при подготовката на бюджета на проекта.

Някои оценки ще бъдат по-точни от други. Следователно бюджетът на проекта следва да включва надбавка за непредвидени обстоятелства - пари, заделени в бюджета, „само в случай“, че действителната цена на даден артикул е диво различна от прогнозната.

Печалбата е парите, които компанията иска да спечели от задачата. Това се поставя отгоре на разходите.

Така че бюджетът на проекта се състои от прогнозната стойност, плюс условните разходи, плюс всяка печалба. Задачата на ръководителя на проекта е да запази действителната цена на или под прогнозната цена и да увеличи максимално печалбата, която компанията печели от проекта.

Управлението на проекти е изкуство и наука

Успешното управление на проекти изисква практика. Тези идеи могат да ви дадат основно разбиране за управление на проекти, но го считайте само за начало. Ако работата или кариерният ви път включва управление на проекти и ако искате да подобрите уменията си, говорете с успешните ръководители на проекти, четете и практикувайте. Управлението на проекти може да бъде много полезна кариера.