Как да дадете обратна връзка на защитните служители

Съдържание

• 10 съвета, които ще ви помогнат да доставите отрицателни отзиви

Обратната връзка е един от най-мощните инструменти в инструментариума на мениджъра за засилване на работата на работното място.

• Положителната обратна връзка се фокусира върху идентифициране и засилване на поведенията, които насърчават висока ефективност.
• Конструктивната обратна връзка - често споменавана като отрицателна обратна връзка - е фокусирана върху идентифициране и насърчаване на промяната в поведението, което влошава високата ефективност.

Ефективната обратна връзка е специфична за поведението (отрицателна или положителна) и се предоставя възможно най-близо до събитието. Въпреки че мотивираните професионалисти оценяват както положителната, така и конструктивната обратна връзка, мениджърите често са неудобни при предоставянето им, особено всичко, което се счита за отрицателно. В проучванията и изследователските проучвания мениджърите, които се борят с предоставяне на конструктивна обратна връзка, са загрижени, че няма да им харесат или се страхуват да не създадат инцидент, като предлагат критика.

Следвайки и практикувайки предложенията, изложени в тази статия, мениджърът може да изведе страха от предоставяне на отрицателна обратна връзка и да превърне разговора в конструктивно събитие.

10 съвета, които ще ви помогнат да доставите отрицателни отзиви

1. Вземете под контрол емоциите си. Не искате да критикувате нечии други действия, когато сте ядосани или разстроени. Ако темпераментите са горещи, отделете време да оставите нещата да изстинат. Докато ефективната, конструктивна обратна връзка се предоставя възможно най-близо до наблюдавания инцидент, ако ситуацията е разгорещена, добре е да насрочите среща за следващия ден.
2. Никога не предоставяйте отрицателни отзиви пред члена на екипас. Намерете частно място. Проведете срещата във вашия офис или планирайте конферентна зала за дискусия с обратна връзка.
3. Съсредоточете се върху наблюдаваното поведение, а не върху човека. Не забравяйте, че целта на конструктивната обратна връзка е да премахне поведението, което влошава високата ефективност. Ако индивидът усети, че е нападнат лично, той бързо ще се обърне в защита и възможността за смислена дискусия ще бъде загубена.
4. Бъдете конкретни, Ефективната обратна връзка е специфична. Предполага, "Джон, сигурно си го оправил" може да е истина, но това не казва на Джон какво е направил погрешно. Същото важи и за това, че казва на Мария, че закъснява да работи твърде често. Вместо това опишете много специфичното поведение и идентифицирайте бизнес последиците от него. Например: "Мери, когато закъснявате за смяната си, това изисква от нас да задържим някого от по-ранната смяна. Това изисква да плащаме извънреден труд; това причинява неудобство на колегата ви и може да намали качеството, ако те не разбират вашата конкретна работа. Направете разбираш?"
5. Бъдете навременни, Ако някога сте получавали дълъг списък с коментари за отрицателни отзиви при годишен преглед на резултатите, разбирате колко безполезен е този принос дълго след факта. Отзивите от всички видове трябва да се предоставят възможно най-скоро след събитието.
6. Останете спокойни, Независимо от това колко сте разстроени, никога не се плаща, за да загубите контрол над емоциите си. Както е посочено по-горе, ако имате нужда от време, за да съберете емоциите си, забавете дискусията с няколко часа или най-много на ден. Напомнете си, че целта на обратната връзка е да насърчи подобряването и да подходите към дискусията с тази положителна нагласа.
7. Потвърдете вярата си в човека, Той подсилва стъпка трета, но тук им казвате, че все още имате вяра в тях като личност и в техните способности; просто тяхното изпълнение искате да се променят. Кажете нещо като „ти си добър представител за обслужване на клиенти, така че съм сигурен, че виждаш необходимостта да бъдеш по-търпелив с клиентите“.
8. Спрете да говорите и поканете другата страна да се включи, След като кажете на човека какви конкретни, скорошни действия бяха неподходящи и защо, спрете да говорите. Дайте възможност на другия човек да отговори на вашите изявления и да зададе разясняващи въпроси.
9. Определете и съгласувайте взаимно приемлив план за действие. Съгласете се какви бъдещи резултати са подходящи за служителя. Ако има конкретни неща, които служителят трябва да започне да прави или трябва да спре да прави, бъдете сигурни, че са ясно идентифицирани. Ако има нещо, което трябва да направите, може би допълнително обучение на служителя, съгласете се и за това.
10. Определете време за проследяване.Определянето на ясна дата и час за преглед на действията и подобренията е важна част от процеса на обратна връзка. Той установява отчетност и подобрява вероятността за подобряване на резултатите.

И не забравяйте, че след като предоставите конструктивната обратна връзка и се съгласите за план за резолюция и последващи действия, пристъпете към работата. Не принуждавайте лоша воля към служителя, защото са направили грешка. Не се задръжте над тях от страх, че те могат да направят друга грешка. Наблюдавайте тяхното изпълнение, както всички служители, но не се вманиачавайте.