Как да проведем ефективни срещи на екип

Съдържание

• Имайте положително отношение към срещите
• Не забравяйте, че Вие сте собственик на срещата
• Винаги подготвяйте дневния ред
• Поискайте информация за дневния ред
• Подправете го
• Разрешете малко „бяло пространство“ за спонтанно творчество и ангажираност
• Използвайте срещи на екипи, за да си сътрудничите
• Изсветлете
• Follow-Up
• Бъдете ръководител на ролеви модели
• Долния ред

Ефективните срещи са интересни, енергийни събития, при които членовете на екипа работят заедно, за да вземат решения или решават проблеми. За съжаление твърде много от срещите, на които присъстваме, изглежда точно обратното. Най-лошите срещи носят време за обхождане, което оставя всички психически и емоционално изтощени и повече от малко разочаровани. Разликата е в това как се планират и провеждат срещите.

Най-добрите мениджъри разбират важността на тези събития и разбират, че да се проведе страхотна среща изисква планиране и умишлени усилия. Тази статия предлага десет съвета, които ще ви помогнат да се възползвате от това ценно време за сътрудничество с вашия екип. Ето съвети как да подсилите срещите на вашия екип.

Имайте положително отношение към срещите

Това е най-важното нещо, което един мениджър може да направи като лидер, за да подобри срещите на екипа. Учудващо е колко мениджъри се гордеят, че изразяват неприязънта си към срещите, но за да постигнат значителни резултати, да решават проблеми, да вземат решения, информират, вдъхновяват, сътрудничат и мотивират мениджърите да работят с хора.

Това означава, че понякога се събират тези хора в стая или на конферентен разговор и разговарят с тях. Управлението не се състои в това да седите в офиса със затворена врата за изпращане на имейли. Като лидер опитайте да гледате на срещите като на проявление на лидерство. Това е време за лидерство, а не за нещо, което да се страхува като пътуване до зъболекар.

Не забравяйте, че Вие сте собственик на срещата

Не делегирайте планирането на дневния ред на административен асистент или друг член на екипа. Като лидер, това еВашиятсреща за планиране и изпълнение. За да се поставите в правилната душа, задайте и отговорете на следния въпрос: "След тази среща какво искам хората да са научили, постигнали или решили?"

Винаги подготвяйте дневния ред

Всичко, което някога ще прочетете за ефективни срещи на работното място, включва съвети за изготвяне на дневен ред. И все пак всички сме се появили на среща, на която няма дневен ред. Актът за планиране на дневния ред помага да се съсредоточат и идентифицират приоритетните теми за срещата.

Поискайте информация за дневния ред

Въпреки че основната отговорност на мениджъра е да разработи дневния ред, членовете на екипа могат да бъдат поканени да участват в точки от дневния ред. Изпратете покана за идеи няколко дни преди срещата.

Подправете го

Сложете малко разнообразие във формата. Ето няколко неща, които можете да направите, за да подправите срещите на вашия екип:

• Поканете гост-лектори
• Празнувайте нещо
• Проведете „кръгла маса за учене“ - дайте на членовете на екипа ред да учат взаимно нещо
• Гледайте Ted Talk, който е подходящ за дневния ред на срещата
• Извършете дейност за изграждане на екип
• Промяна на местоположенията (помислете за премахване на срещата извън сайта)
• Донесете малко забавна или интересна храна
• Проверете среща с един дневен ред
• Попитайте за светкавични кръгли актуализации
• Ангажирайте екипа в мозъчната атака
• Превключете столове или преоблечете нищоза да се разруши монотонността

Разрешете малко „бяло пространство“ за спонтанно творчество и ангажираност

Не затрупвайте толкова много точки от дневния ред, че се мъчите да го завършите. Вместо това оставете малко място в края на спонтанната дискусия. Ако срещата приключи рано, нека всички отидат по-рано. Всички оценяват намереното време.

Използвайте срещи на екипи, за да си сътрудничите

Вместо просто да споделяте информация, опитайте се да разрешите проблем или да работите с групата, за да стигнете до решение. Да, предизвикателно е и може да се обърка, но именно там получаваме най-голяма полза от срещите.

Изсветлете

Това, че сте водещ на среща, не се състои в това да парадирате с авторитета или да злоупотребите с властта. Преследването на някого за закъснение пред екипа е пример за това. Запазете чувство за хумор и вашето смирение.

Follow-Up

Следете елементите за действие и се уверете, че хората правят това, което казват, че ще правят. Безсилно е да се покажем на следващата среща и да разберем, че половината от екипа не си направи труда да направи това, за което се ангажира в последната среща. Проследявайте преди срещата и поемате отговорност за ангажиментите на хората.

Бъдете ръководител на ролеви модели

Срещите в отбора не са време да свалите охраната си и да отвърнете с екипа си. Дръжте себе си и своя екип на най-високите стандарти за поведение, което означава нецветни шеги, подбиране на членовете на екипа, цинизъм и сарказъм или тормозене на други отдели или ръководство. Помислете за типа лидер, който искате да бъдете известен, и тогава се показвайте на всяка срещасъщество този лидер.

Долния ред

Възможност за среща и работа с вашия екип е ужасно нещо, което се губи. Задължително е да развиете дисциплината, за да планирате и провеждате срещи, които хората ценят и тласкат инициативите напред.