Как да организирате документите си
Съдържание
- Приготвяме се да започнем
- Съберете документите си
- категоризирам
- Отделни жизнени документи
- Дублирайте портфейла си
- Създайте проста система за подаване
- Текуща поддръжка
Повечето хора не мислят за важен документ, докато не се нуждаят от него. Ако вашите документи са разпръснати навсякъде и нямате система за централна организация в домашния си офис, можете да загубите много време и енергия за търсене на неща. Може дори да загубите нещо.
Приготвяме се да започнем
С няколко прости стъпки можете да организирате важните си документи на хартия: Ще ви е необходим малък шкаф за подаване с две чекмеджета или преносима висяща кутия за файлове, висящи файлове в шест различни цвята, манила на трето изрязване, папки в горния раздел и опция огнеупорен сейф. Или можете да закупите голямо свързващо вещество и вложки за раздели. Сега сте готови да започнете.
Съберете документите си
Преди да можете да организирате всичките си важни документи, трябва да ги намерите. Понякога е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Проверете чекмеджетата на домашния си офис и хартиите, подредени на вашето бюро или маса. Проверете купчините хартия, претрупващи кухненските плотове, както и кухненските чекмеджета и кошници. Погледнете скрина си и нощното шкафче. Не на последно място, проверете чантата или куфарчето си за важни документи, които случайно носите.
категоризирам
Най-важните документи попадат в една от следните шест категории. Сортирайте всички събрани документи по следния начин:
- Начало и имотни записи: Ипотека, актове за собственост, проекти и доходи за подобряване на дома, наръчници и гаранции за уреди, информация за данъка върху имотите, полици за домашно застраховане и наръчници
- Автоматични записи: Заглавия, записи за поддръжка, застрахователни полици и информация, информация за заем и записи за плащания
- Здравни записи: застрахователни полици, наръчници за здравно осигуряване, обяснения за медицински обезщетения, лекарски сметки, рецептурни списъци, гъвкава информация за разходната сметка, медицински разписки, медицински директиви, полици за животозастраховане
- Финансови записи: Банкови извлечения, данъчни декларации, записи за приспадане на данъци, инвестиционни записи, записи за заем, извлечения от кредитни карти
- Електроника записи: Договори за мобилни телефони и наръчници за оборудване; квитанции за продажби и гаранции за компютри, лаптопи и таблети; кабелни и интернет планове и сметки; получаване и наръчник за продажби на безжичен рутер
- Лични записи: Удостоверение за раждане, удостоверение за брак, удостоверение за развод, документи за попечителство, информация за социалното осигуряване, имунизационни записи, паспорт, документи за военна служба, записи за кръщене и потвърждение, завещания, погребален план и информация за мястото на погребение. Трябва да ги имате за всеки член на семейството. Ако имате домашни любимци, можете да включите и важните им документи като ветеринарна и ваксинална информация в тази категория.
Отделни жизнени документи
Повечето от важните ви документи могат да се съхраняват в обикновен шкаф за подаване или преносим висящ файл. Някои от тях обаче наистина трябва да се съхраняват в пожароустойчив сейф или в опция за съхранение извън него, като сейф.
Жизнените документи са тези, които би било много трудно или отнема много време. Те могат да съдържат чувствителна лична информация, която може да бъде компрометирана от крадци на самоличност, ако бъдат откраднати. Междувременно, ако домът ви е бил унищожен от пожар или наводнение, бихте искали тези жизненоважни документи да останат непокътнати.
За повечето хора следните документи ще се считат за жизненоважни: информация за социалното осигуряване, свидетелства за раждане, застрахователни полици и информация за контакт на агента, завещания, актове за собственост, титли на автомобили, паспорти и всеки договор или споразумение, което изисква оригинален подпис.
Направете главен списък на всички жизненоважни документи, които поставяте във вашия огнеупорен сейф или в опция за външно съхранение.
Дублирайте портфейла си
Повечето от нас носят критична информация в портфейла си всеки ден и биха били сериозно неудобни, ако тя беше изгубена или открадната.
Направете копия на шофьорската си книжка, карта за донори на органи, здравноосигурителна карта (и), членски карти за фитнес, библиотека, програми за лоялност към хранителни магазини, складови клубове и т.н., и най-важното, всички кредитни и дебитни карти (копие отпред и обратно). Съхранявайте тези копия с други важни документи на хартия.
Създайте проста система за подаване
Колкото по-проста е системата за подаване, толкова по-голяма е вероятността да я използвате последователно. Вземете всяка категория важен документ и му придайте цвят на висящ файл:
- Начало и имотни записи
- Автоматични записи
- Здравни записи
- Финансови записи
- Електроника записи
- Лични записи
Добавете съответния брой висящи файлове към вашата архивна система за броя на документите, които имате във всяка категория.
Използвайте папките на манила и създайте папка за всеки отделен документ във всяка категория. Поставете папките в съответния цветен висящ файл.
Ако сте закупили големи вложки за свързване с три пръстена и раздели, маркирайте етикетите със същите имена на записи, пробийте дупки всички документи и ги организирайте. Ако хартиите не могат да бъдат перфорирани, поставете ги вътре в папка и вместо това пробийте папката.
Ако документацията не е вашето нещо, това може да е свободен момент. Можете да сканирате всички тези документи, да ги запишете на твърд диск и след това да раздробявате оригиналите.
Но използвайте собствената си преценка, тъй като някои документи са по-добре запазени. Съхранявайте оригинали на всички жизненоважни документи. Използвайте най-доброто решение на останалите. Повечето финансови институции са щастливи, когато отидете без документи.
Текуща поддръжка
След като вашите важни документи са организирани, пазете ги по този начин. Всеки месец, когато плащате сметките си, подавайте всички нови документи в съответния раздел на вашата картотека. В същото време потърсете всички документи, които сте премахнали от системата през месеца, които все още може да са извън системата за подаване. Подайте ги отново. Най-малко два пъти годишно преглеждайте документите във вашата картотека, за да проверите дали има възможност да бъде прочистен. Добър график за спазване е в първата от календарната година и в края на всяка учебна година.
С малко усилия можете да извлечете дългосрочни ползи и да спестите време, като организирате важните си документи на хартия.
