Използване на организационни графики като инструмент за управление

Съдържание

• "Стандартни" организационни схеми
• Объркващи организационни класации
• Организационни графики като инструмент за управление
• Начинът, по който трябва да се направи
• Начинът, по който трябва да бъде орговата диаграма

Организационните класации, или Org Charts за кратко, се използват за показване на хората предназначената структура на организацията. Тази "формална" организация трябва да отразява силовата структура на компанията. Понякога Org Charts служат само за объркване на хората относно това каква е структурата в действителност. Обикновено това не е умишлено, а по-скоро ОТМЕНЯ объркването на хората, които участват.

Възможно е обаче да се използва Org Chart като инструмент за управление за постигане на целите на вашата организация. Ще разгледаме типичните примери за „стандартни“ Org Charts. Ще разгледаме объркващите Org Charts. Накрая ще обсъдим използването на Org Chart като инструмент за управление.

"Стандартни" организационни схеми

Стандартните Org Charts обикновено се използват, за да покажат на хората предназначената структура на организацията. Тази "формална" организация трябва да отразява силовата структура на компанията. Често той отразява само структурата на отговорността. Реалната сила в организацията често следва линии на комуникация вместо линии в Org Chart.

Диаграмите обикновено имат пирамидална форма. Те показват отговорника в горната част. По-долу са групирани подчинени, обикновено в прогресивно по-малки кутии. Обикновено индивидите, показани на едно и също хоризонтално ниво в Org Chart, се възприемат като „връстници“ в организацията.

Тази оргова диаграма на катедрата по изчислителна техника на Императорския колеж (DOC) е типична за пирамидната схема. Ръководителят на отдела има петима директори, които му се отчитат директно, плюс заместник-ръководител и комисия за търсене. Всеки от директорите има своите директни доклади, показани в зелените овали под своите комисии.

Объркващи организационни класации

Понякога Org Charts може да обърка хората по отношение на това каква е структурата в действителност. Това обикновено не е умишлено, а отразява объркването на хората, които участват. Ако не сте сигурни във функционалните взаимоотношения на групата или ако те често се променят, практически е невъзможно да ги диагностицирате точно.

Може би най-честото място за намиране на объркващи Org Charts е в федералното правителство на САЩ. Org Chart за отдела по компютърни науки и математика на Националната лаборатория Oak Ridge не дава бързо разбиране за структурата на Организацията. Изглежда предполага, че единадесет функции докладват директно на директора.

Въпреки че обхватът на контрола (броят на директните доклади, които един мениджър може ефективно да контролира) наистина варира значително, трудно е да повярваме, че това е оптимално функционираща организация. Някои от лидерите на функциите вероятно са "по-равни". Ако планирахме комуникационния поток в тази организация и времето, което всеки подчинен е прекарал с директора, някои от преките доклади вероятно ще трябва да бъдат класифицирани като подчинени на други функции.

Организационни графики като инструмент за управление

Org Charts обикновено са реактивно, а не проактивно устройство. Създадохме организация или позволихме на една да се развива и тя се разраства. Вече не е ясно на хората в организацията или на хората, с които те взаимодействат, кой е отговорен за какво. Затова съставяме куп кутии и линии, за да покажем на всеки, който прави какво. След това добавяме пунктирани линии и подобни изкуствени устройства, за да покажем, че това, което нарисувахме първо, не винаги е така.

По-добър вариант обаче е да се изработи Org Chart, която отразява къде искате да отиде организацията, а не просто отразява как е сега. Ако искате плоска, хоризонтална организация, нарисувайте Org Chart така. Покажете, че шест или осем (или дори единадесет, както видяхме по-горе) мениджърите докладват на вицепрезидента. Покажете, че всичките десет програмисти се отчитат директно пред Project Manager.

Ако вашата организация разчита на кръгове за качество или производствени екипи, за да изпълни своята мисия, трябва да покажете това във вашата Org Chart. Не се чувствайте ограничени да се придържате към хоризонтални групи и вертикални линии. Ако вашите служители ще разберат по-ясно своите роли, като го направите, можете да използвате кръгове, обърнати триъгълници или каквото и да е друго.

На пазара има много софтуерни продукти, които ще ви помогнат да покажете как искате да функционира вашата организация. OrgPlus е пример за видовете инструменти, които могат да бъдат използвани за изясняване на много аспекти на бизнеса, включително Org Charts.

Начинът, по който трябва да се направи

Примерът по-долу е представяне на Org Chart, което много ме впечатли. Той беше пуснат на място в нова ера за компания, която изискваше креативни, нови действия от всички свои служители.

Тя ясно показва плоската, хоризонтална структура, предназначена да насърчи комуникацията и иновациите. Това ясно показва екипа, сформиран от най-добрите двама служители, което показва какво се очаква да правят служителите. И все пак тя запазва недвусмислените линии на окончателната отговорност. Президентът очевидно ръководи компанията, но всички останали знаят, че трябва да направят своята роля, за да успеят.

Начинът, по който трябва да бъде орговата диаграма

Все още е рано да се каже дали тази Org Chart ще има желания ефект. Той е в сила само от няколко седмици. Служителите на компанията обаче явно са го използвали като ефективен инструмент за управление, за да помогнат на организацията да постигне новите си цели.