3 сценария, когато комуникацията онлайн не е правилна

Съдържание

• Избягвайте да удряте Изпращане за разрешаване на конфликт
• Избягвайте да удряте Изпращане, когато сте разстроен
• Избягвайте да удряте Изпращане за изпращане на лоши новини

Има толкова много начини да общуваме онлайн. Има имейл, текстови съобщения или съобщения чрез едно от многото приложения, които го поддържат. Но използването на имейл или съобщения не винаги е най-ефективният начин за комуникация.

При определени обстоятелства трябва да ги избягвате. Разбира се, лесно е да се скриете зад компютъра и да кажете какво искате да кажете чрез клавиатурата. Но понякога трябва да излезете в света и да използвате своя глас.

Ето три ситуации, при които би било по-добре, ако не сте уцелили изпращането.

Избягвайте да удряте Изпращане за разрешаване на конфликт

Всички сме били част от имейл или низ от съобщения между две страни, които се опитват да разрешат проблем. Понякога може да сте един от двамата основни участници или може би просто сте един от много хора, които някой се почувства принуден да ви включи.

С всеки отговор на имейл или съобщение проблемът ескалира. В крайна сметка това, което беше може би сравнително малък въпрос, се превърна в много по-голям. Това обикновено води до среща лице в лице между двете страни, както и до ръководител или ръководител за разрешаване на конфликта.

Вместо да използвате имейл или съобщения за разрешаване на конфликт, или се обадете на лицето или насрочете среща лице в лице. Ако сте получател на имейл или съобщение от някой друг, който се опитва да разреши проблем, устоявайте на изкушението да отговорите по имейл. Вземете телефона или влезте в офиса на другия човек и си кажете: „Получих имейла ви и реших, че може би е по-добре, ако обсъдим тази ситуация един на един, за разлика от имейла. Имате ли няколко минути за разговор? "

Ако имейлът е единствената ви възможност, не копирайте други хора на него. По този начин ескалира проблема. Ако сте в края на получаването на такъв имейл, не натиснете „отговори на всички“. Просто отговорете само на лицето, изпратило имейла. Ако "отговорите на всички", отговорът ви трябва да гласи: "Оценявам ви, че сте привлекли вниманието ми към тази ситуация. Ще ви се обадя само за минута за обсъждане." Това ще предупреди всички, които са копирани, че се грижите за ситуацията един на един.

Избягвайте да удряте Изпращане, когато сте разстроен

След разстроена ситуация или взаимодействие, това, от което се нуждаем, е период на охлаждане. Имейлите и съобщенията не се поддават на това; това е моментално по дизайн. Вместо това, след като се успокоите, обадете се или посетете индивида, за да обсъдите ситуацията. Ако сте в края на получаването на един страшен имейл, избягвайте желанието за отговор. Дайте си време да се успокоите и след това се обадете на човека и помолете да обсъдите лице в лице.

В бъдеще решете предварително, че никога няма да използвате имейл или съобщения, когато сте разстроени. Направете това неотговарящ пакт със себе си.

Ако чувствате нужда да напишете нещо, когато сте разстроени, напишете на ръка съобщение. Не го въвеждайте в имейл, дори ако не възнамерявате да изпращате съобщението. Не бихте бил първият човек, който случайно е натиснал „изпрати“ вместо бутона „запазване“.

Избягвайте да удряте Изпращане за изпращане на лоши новини

Никой не обича да получава лоши новини и получаването им по имейл или съобщение може да добави сол към раната. Случвало ли ви се е да изпратите имейл на клиент, който да им каже, че поръчката им е забавена?

Ако отговорът на някой от тези въпроси е да, спрете да използвате имейл или съобщения, за да съобщавате лоши новини.Използването на имейл или съобщения за комуникация с лоши новини може да изпрати съобщението, което не ви интересува или че проблемът не е достатъчно важен, за да гарантира вашето лично внимание. Когато използвате имейл или съобщения, за да съобщавате лоши новини, нямате как да прецените реакцията на човека. Най-вероятно хората ще бъдат разочаровани или разстроени. Ако не предавате новините лично, чувствата им на разочарование могат да ескалират и да създадат още по-лоша ситуация.

И накрая, когато използвате имейл или съобщения в този сценарий, изглеждате страхлив. Клиентите, колегите, шефовете и приятелите оценяват хората, които имат смелостта да предадат лоши новини лично.

Ако не сте сигурни дали вашето съобщение е квалифицирано като лоша новина, запитайте се: „Бих ли искал да получа имейл или съобщение с този вид новини или бих предпочел да го съобщя лично?“. След това действайте съответно.

Въпреки че няма съмнение, че имейлите или съобщенията са бързо и ефективно средство за комуникация, това не винаги е подходящо. Следвайте указанията по-горе и избягвайте използването на имейл или съобщение, когато е неподходящо да го правите.