Писане за бизнес
Съдържание
- Организацията е ключова
- Познайте своята аудитория
- Слово за доброто писане
- Корекция и редактиране
- Не пишеш роман
Целта на бизнес писането е да предаде информация на някой друг или да поиска информация от тях. За да можете да пишете ефективно за бизнеса, трябва да сте пълни, сбити и точни. Текстът ви трябва да бъде написан по такъв начин, че читателят да може лесно да разбере какво им казвате или да ги питате.
Много писане за бизнес е помия, лошо написано, неорганизирано, засипано с жаргон и непълно. Често тя е или твърде дълга, или твърде къса. Всички тези атрибути допринасят за неефективното писане на бизнес.
Независимо дали пишете предложение за продажба, имейл до шефа си или ръководство за инструкции за софтуерен пакет, трябва да следвате определени стъпки, за да бъдете ефективни. Следвайте тези пет стъпки:
- Организирайте материала си
- Помислете за вашата аудитория
- Запишете мислите си
- Прочетете материалите си
- Редактирайте материала си
Организацията е ключова
Ако не организирате материала си, той няма да тече добре и няма смисъл. Писането може да бъде просто или сложно. Когато пишете имейл, обявяващ среща на персонала, това е толкова просто, колкото и събирането на вашите мисли. От друга страна, вероятно ще трябва да разработите сложен контур преди готовия материал, ако пишете резултатите от революционно фармацевтично изпитване. Каквато и да е задачата, без подходящо ниво на организация (дори да организирате мислите си), може да не включите всичко, което е необходимо или да не успеете да дадете известност на най-важните теми. Пропуски или неправилен фокус ще направят писането на бизнеса ви по-малко ясно.
Познайте своята аудитория
Преди да започнете да пишете, помислете за желаната от вас аудитория. Например, презентация за новата програма на вашата компания 401 (k) може да има същата структура, когато е дадена на вашия финансов директор, както и на служители, но нивото на детайлите, които включвате, ще варира. Също така трябва да вземете предвид тона. Бърз имейл до вашия екип, напомнящ им за годишния пикник на компанията, няма да има същия тон като вашият мисив по отношение на годишния отчет на вашата компания.
Не забравяйте също, че ще общувате по-ефективно с аудиторията си, ако се съсредоточите върху това, което искате да чуят, а не върху това, което ще кажете.
Слово за доброто писане
Добрите писатели имат различни стилове на писане. Някои предпочитат да изпишат всичко и след това да се върнат и да редактират. Други предпочитат да редактират, докато вървят заедно. Понякога предпочитаният от тях стил варира в зависимост от това, което пишат.
Докато пишете (или когато редактирате) имайте предвид дължината. Трябва да използвате достатъчно думи, за да изясните значението си, но не използвайте излишни думи, само за да го направите цветен. Бизнес писането трябва да бъде ясно и сбито, а не многословно и цветисто. Не забравяйте, че никой в бизнеса няма време да прочете повече от необходимото.
От друга страна, не правете парчето си твърде късо. Трябва да напишете достатъчно, така че значението ви да е ясно и да не бъде разбрано погрешно. Представете си, ако част от оборудването в склад е била обозначена като "използвана, но добра". Не би било ясно дали това означава, че частта от оборудването е била използвана много, или че частта от оборудването вече не е нова, но все още е функционална. Няколко допълнителни думи биха изяснили смисъла. Освен това избягвайте използването на жаргон или съкращения, защото те могат да означават различни неща за различните читатели.
Корекция и редактиране
Независимо от вашия стил на писане, всички писатели трябва да препрочитат и редактират всички писмени материали, дори имейли. След като приключите с писането, проверете работата си. След това може да се наложи да го редактирате. Корекцията препрочита това, което сте написали, за да сте сигурни, че всички думи в главата ви са го направили правилно върху хартията. Тъй като мозъците ни работят по-бързо от нашите пръсти, можете да пропуснете думи, да оставите край или да използвате грешен омоним (например „там“ вместо „техния“). Корекцията улавя тези грешки. Очевидно е, че коректното четене на едноредов имейл е лесно и просто погледнете върху него, докато пишете, може да е достатъчно. Ако обаче пишете наръчник с инструкции, вашата корекция ще бъде по-сложна и ще отнеме повече време.
След като проверите материала си, време е да редактирате. Понякога корекцията и редактирането могат да се извършват едновременно, но е по-ефективно, когато се правят последователно.
Причината да редактирате е да поправите или промените написаното, за да подобрите звука на материала (и да четете) по-добре. Когато пишете за бизнес, това означава да коригирате грешките и да направите текста възможно най-ясен и кратък.
Не пишеш роман
Когато пишете за бизнес, не пишете следващия „страхотен американски роман“. Писането ви трябва да бъде толкова описателно, колкото е необходимо, но не е необходимо да рисувате ярки словни картини, използвайки много големи думи и фигури на речта. Ако имате предвид „стъклени къщи“, не пишете „стъкловидни жилища“, пишете „стъклени къщи“.
