Целта и съдържанието на досието за заплати на служителите
Съдържание
Файлът за заплати на служителите е хранилището за всичко, което има връзка с заплатата на служителя. Основната причина за създаване на файл за заплащане е ограничаването на достъпа до останалата поверителна информация, която се намира в документацията с персонала.
Целта на досието за заплати на служителите
Файлът за заплати позволява на счетоводния персонал да плаща на служителя, без да има достъп до поверителна информация на служителя. Счетоводният персонал може да води записи за заплати, където има смисъл да плащате на служителя. В случаите, когато заплатите и счетоводството са възложени на външни изпълнители, това е още по-препоръчителна практика за данните за заплатите на служителите.
Файлът за заплащане ограничава достъпността до поверителна информация за служителите. Досието за заплати на служителите дава възможност на счетоводния и финансовия персонал да разполага с необходимата информация, за да плати на служителя на удобно място. Местоположението трябва да е сигурно и недостъпно за всички други служители.
Трябва да впечатлите на счетоводния персонал факта, че информацията в досиетата за заплати е поверителна и не трябва да се споделя без разрешение и да се откажете от персонала по човешки ресурси. Нито счетоводният персонал не трябва да споделя информация за повишения на служителите, повишения, бонуси и друга информация, която е поверителна за служителите.
Човешките ресурси не трябва да наблюдават достъпа на счетоводството до файловете за заплати на служителите. Както се препоръчва за свързани досиета на служители, като например файловете за персонала и медицината, трябва да ограничите достъпа до файла за заплати. Само хората, които трябва да разполагат с информацията, за да си вършат работата, трябва да виждат съдържанието.
Съдържание на досието за заплати на служителите
Това е препоръчителен списък на това, което принадлежи във файла за заплати на служителите.
- Писмо с оферта, подписано от мениджъра по наемането, човешките ресурси и служителя
- Платете разрешение, подписано от Човешките ресурси и мениджъра по наемането, когато съществува договор за служител
- Форма W-4
- Оформление на документи и упълномощаване, свързани с всички предимства на служителите, които включват приспадане на заплати
- Формуляр за разрешение за директен депозит
- Форми за отчитане на заплатеното време
- Почасови седмични часове
- Записи на часовник, където се използват
- Записи за посещения
- Искания за възстановяване на разходи, включително документация и разписки за пътуване и други разрешени разходи
- Формуляри за възстановяване на обучение и разписки за плащане, книги и т.н.
- Платете предварително формуляри за заявка
- Фирмени документи за заем и схема на плащане
- Поръчки и записи за гарниране
- Разрешение за публикуване на лична информация
- Документи, свързани с всеки служител
- Документи, свързани с бонус, споделяне на печалба или признание
- W-2 форми
- Упълномощаване за всякакви други операции за заплащане, които вашата компания разрешава
Също известен катодосиета на служителите, досиета на служителите, файлове с човешки ресурси, документация
Забележка: Сюзън Хийтфийлд полага всички усилия да предложи точен, здрав разум, етичен съвет за управление на човешките ресурси, работодателите и работното място на този уебсайт, но тя не е адвокат. Съдържанието в сайта не трябва да се счита за правен съвет. Сайтът има световна аудитория и законите и разпоредбите за заетостта се различават от държавата до държавата и от отделните страни, така че статиите не могат да бъдат окончателни за всички тях за вашето работно място. Когато се съмнявате, винаги потърсете юридически съвет. Информацията в сайта е предоставена само за ориентиране.
