Как да разработим план за аутсорсинг
Съдържание
Много дискусии за аутсорсинг в медиите го правят да изглежда сложен, но е доста прост. Дори в домовете си „възлагаме“ много задачи: готвене, поддържане на тревните ни площи и грижа за децата, само за да назовем няколко. Когато нямаме време, фокус или умения да вършим работата сами, търсим някой, който може, и някой, който ще свърши работата за цена, която можем да си позволим да платим. Корпорациите работят по същия начин, въпреки че решенията им могат да включват повече фактори и вземащи решения.
Процес на развитие
Но точно както семействата взимат различни решения, корпорациите могат да стигнат до стряскащо различни решения относно аутсорсинга. Няма шаблон, който работи за всички фирми, но има процес, който всички фирми трябва да вземат предвид:
реализиране
В миналото много корпорации може би дори не са знаели какво е аутсорсинг. Днес те знаят за аутсорсинг, но може и да не осъзнават колко аутсорсинг (и подобни на аутсорсинг) програми вече работят: копирни центрове, пощенски кабинети, управление на съоръжения, ИТ и дори части от корпоративен правен отдел. Аутсорсингът може да не реши всеки проблем, но научаването на предишното поколение договори ще идентифицира нови проекти и ще даде ценна представа.
Поставяне на цели
За да постигнете успех в създаването на аутсорсинг програма, трябва да определите конкретни цели, като например намаляване на общите корпоративни разходи с пет процента, да се съсредоточите върху ефективността на едно място или да разгледате само функции, изпълнявани в една бизнес единица. Целите не се нуждаят от огромни подробности. Тъй като опитът ви с аутсорсинг се увеличава, определенията ще се променят.
участие
Имате нужда от участници от много области на експертиза, които да дадат принос към плана, да проверят предположенията и да дадат експертна преценка. Когато преминете от общ план към конкретни проекти, ще повторите този процес и ще създадете подгрупи с още по-конкретни знания.
Идентификация
Сега, когато имате цели и експерти да идентифицирате и интерпретирате информация, е време да определите конкретни проекти за вашата аутсорсинг програма. Всяка фирма разработва различни критерии и се движи от културата, колкото от финансовия или оперативния анализ, но има общи критерии, които трябва да разгледате:
- Предишни решения: Вашата фирма вероятно е взела по-ранни решения относно използването на лица, които не са служители, като временни работници или договори за услуги. Работете с обществени поръчки и вашия PMO (Office Office Office Office) за подробности. Вижте как са адресирали проблемите в този списък и компилирайте извлечените уроци.
- Експертиза: Изпълнявате функции или произвеждате продукти без достатъчен опит или имате проблеми със задържането на мениджъри? Има ли сегашното ръководство план за справяне с тези проблеми? Ако не, това може да бъде добър проект за аутсорсинг.
- Качество: Дори ако дадена функция има хора с правилните умения и опитни мениджъри, може да не получите нивото на обслужване, от което се нуждаете. Мениджърът провежда ли анкети на клиенти? Какво казват клиентите за продукти или услуги? Пропастта в качеството или липсата на интерес към обслужването на клиентите е друг флаг за аутсорсинг.
- Цена: Изключително висококачествената услуга не е непременно добра стойност. Как вашите разходи се сравняват с конкурентите? Функцията произвежда ли месечни отчети: Единични разходи, оперативни разходи, тенденции за многогодишни разходи? Ако тази функция не може да създаде тези отчети, външна услуга може да осигури по-голяма прозрачност на вашите операции.
- Мащаб: Когато разгледате цялата си фирма, ще направите много неочаквани открития. Остани съсредоточен! Един голям проект е по-добър кандидат за аутсорсинг от редица по-малки проекти. Този единен голям проект ще изисква много по-малко административни и управленски ресурси. Водете изчерпателен списък, но избирайте само кандидати, които дават голямо влияние върху първата ви вълна от проекти.
- Сигурност: Вече имате добра представа за потенциални проекти. Време е да ги филтрирате според стандартите за сигурност. Сигурността е сложна и противоречива тема. Различните стандарти се прилагат за различните отрасли и някои фирми са по-съзнателни за сигурността от своите конкуренти. Разбиране на вътрешните и отрасловите стандарти и ограничаване на проектите за възлагане на изпълнители. Включете юридическите, ИТ, корпоративната сигурност, спазването (ако се прилага) и всички отдели за „риск“ във вашите дискусии.
- Определяне на приоритети: Всеки елемент по-горе (и може би други характеристики) трябва да бъде оценен и след това на всеки проект трябва да бъде присвоена обща „стойност на аутсорсинг“. Несъмнено ще има много дебати относно това кои характеристики са най-важни, ако резултатите им са точни и дали трябва да се имат предвид други характеристики. Не се изненадвайте, ако този процес продължава месеци или дори години.
- Съобщение: По времето, когато сте поставили приоритет на потенциални проекти, провеждате много срещи и разговаряхте с много хора. Очаквайте тези дискусии да бъдат публична информация в отделите, които сте насочили за аутсорсинг. Винаги приемайте, че тези дискусии ще стигнат до населението на служителите ви, често в реално време. Внимателно обмислените корпоративни комуникации трябва да бъдат подготвени и готови. Никога не позволявайте на слуховете да станат по-добър източник на информация от факти.
Изпълнение
В края на този процес ще имате първоначалния си план за аутсорсинг. Има още много стъпки, докато изпълнявате този план: Потвърждаване на данни, създаване на подкомисии за конкретни проекти, идентифициране на доставчици, стартиране на пилоти, възлагане на договори и т.н. Разработването на вашия план обаче ви осигурява първите и най-важни стъпки.
