10 неща, които всеки нов ръководител на програмата трябва да знае

Съдържание

• Управлението на програмата не е същото като управление на проекти
• Очаквайте несигурност
• Внимавайте с Burnout
• Трябва да управлявате крачката
• Обучете своя екип за успех
• Управлението е по-сложно
• Планирането е по-трудно
• Не е нужно да планирате всеки ред
• Трябва да делегирате
• Не се страхувайте от конфликт

Управлението на програмите е полезен и добре платен избор на кариера, но може да бъде и предизвикателна роля. Ако току-що получихте първата си работа по управление на програма или искате да знаете дали трябва да направите скока към кариерата по управление на програма, важно е да разберете какво включва кариерата. Помислете за тези 10 неща, за които всеки нов програмен мениджър трябва да е наясно, преди да започне роля в управлението на програмата.

Управлението на програмата не е същото като управление на проекти

Управлението на проекти е свързано с планиране на работа, организиране на задачи и ресурси, контрол на процесите и постигане на конкретна цел. Независимо дали ще отворите нов офис, стартирате ново приложение или изградите олимпийски стадион, проектите имат определен старт, средата и края с ясен набор от цели.

Управлението на програмите е различно и като цяло много по-широко. Програмен мениджър може да наблюдава няколко проекта едновременно, всеки от които може да има собствен екип на проекта и ръководител на проекти. Тези проекти заедно могат да бъдат част от по-мащабна програма, създадена да осигури нещо ценно за организацията във времето.

Очаквайте несигурност

Програмите са по своята същност несигурни. Въпреки че може би знаете каква е голямата картина, това е просто визия, когато започнете. Точният път за това как да стигнете дотам и какви проекти ще се изискват за продължителен период от време, е нещо, което трябва да разработите, докато вървите.

Ще започнете с подробно планиране на това, което знаете и ще създадете картина как да се обърнете към останалата част, когато се приближите. Прогресивно разширявайте хоризонтите си за планиране и доставка, докато не можете да продължите повече.

Блокирайте времето през равни интервали, за да планирате следващите стъпки. Можете също да използвате тази възможност, за да гарантирате, че все още сте на път да постигнете бизнес стойност.

Внимавайте с Burnout

Докато един проект може да приключи след година или повече, програмите могат да продължат - привидно за неопределено време.

Мениджърите на програми трябва да защитават екипите си от изгаряне. Не можете да работите с максимална скорост безкрайно, така че гарантирайте, че членовете на вашия персонал получават адекватен престой. Това трябва да включва периоди на по-спокойно време на работа с по-малко резултати и достатъчно време извън офиса за ваканции.

Управлявайте внимателно отпуск по болест, гледайте докладите си за извънреден труд и бъдете нащрек за факта, че благосъстоянието на вашия екип е от първостепенно значение, ако искате да намалите измамата и да запазите талантливите си хора за живота на програмата.

Трябва да управлявате крачката

Когато доставяте програма, която има далечна дата на завършване, трябва да управлявате темпа на работа. Трудно е да се поддържа инерция в продължение на няколко години, така че вашата роля на програмен мениджър е да жонглирате приоритетите и проектите, така че да има редовни резултати от измерими резултати.

Смесете бързите победи и стабилния напредък към по-големите цели на картината. Това помага на екипа да види, че се движите напред и гарантира, че има няколко краткосрочни истории за успех, които да споделите, за да поддържате висока мотивация. И накрая, това помага на инвеститорите и изпълнителните мениджъри да видят, че има напредък.

Обучете своя екип за успех

Програмите често предоставят нещо ново, уникално или преобразуващо за една организация. Едно от предизвикателствата при работата по тези видове инициативи е, че вероятно нямате вътрешни умения, за да можете да изпълните всички необходими задачи и проекти.

Това е добре и може да се очаква. Работата ви като нов програмен мениджър е да гарантирате, че можете да усъвършенствате, преквалифицирате и развивате хората, които имате, за да можете заедно да адресирате всички изисквания към ресурсите.

Може да има някои области, в които се нуждаете само от определен ресурс за ограничен период. Например, няма да обучите някой от персонала си как да управлява мотокар, ако това е умение, което ви е необходимо само за една седмица. Ако обаче преобразувате начина, по който се управлява онлайн присъствието на вашата компания, вероятно би било полезно да имате вътрешни умения за разработване на уебсайтове, заедно с известен опит в областта на социалните медии или оптимизацията за търсачки. Това са умения, на които бизнесът ще разчита в дългосрочен план.

Вземете решения за това кое от тях трябва да сте вградили в екипа и кое трябва да бъде възложено на външни изпълнители, след това се уверете, че програмата ви може да изпълни задачите за обучение и набиране, необходими за да сте готови да управлявате резултатите, като всеки проект предоставя.

Управлението е по-сложно

Ако сте от произход на управление на проекти, управлението няма да бъде изненада за вас. Това е начинът, по който се организират и контролират проектни и програмни структури, за да се гарантира, че вземането на решения се извършва по правилния начин и че са ангажирани правилните хора. От ключово значение е да се гарантира, че работата се осъществява по начин, който съответства на общия бизнес случай и помага да се поддържат хората отговорни.

Управлението също е начинът, по който офисът за управление на проекти и висшите ръководители могат да гарантират, че програмата е на път, за да осигури ползи. Той също така предоставя официален път за закриване на проекти или на цяла програма, ако може да се покаже, че тези ползи вече няма да бъдат постигнати.

Управлението е по-сложно в програмна среда, отколкото в проектна среда. Проектните съвети и ръководните групи обикновено имат членство на изпълнително ниво. Това може да се очаква, тъй като крайният резултат от дадена програма обикновено е бизнес трансформация.

Планирането е по-трудно

Мениджърите на проекти, които участват в дадена програма, обикновено съставят своите проектни планове, след това екип за управление на програмата - под ваше ръководство като ръководител на програмата - се среща и плановете се интегрират.

Това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Това изисква идентифициране на зависимостите между проектите и проектните задачи. Принуждава ви да разгледате необходимите ресурси за цялата програма и да жонглирате дейностите, за да отговаряте на наличието на ключови хора.

След като интегрираният ви програмен план е създаден, можете да го проследявате в диаграма на Гант или друг софтуерен инструмент. Тъй като вашите ръководители на проекти проследяват проектите си в реално време, ще трябва да направите корекции в програмния план, като информирате всички за промените и посочвате какво означава това за техните области на работа.

Не е нужно да планирате всеки ред

Като мениджър на програми разчитате на своите мениджъри на проекти да извършат подробно планиране. Не е практично или желателно да проследявате програма с хиляди задачи.

Имате нужда от преглед на високо ниво на проектите с достатъчно подробности, за да ви покажем дали нещо ще има въздействие на програмно ниво.

Най-лесният начин да направите това е със специални софтуерни приложения. Опитът да управлявате вашата многомилионна програма на основна електронна таблица би бил твърде предизвикателен.

Трябва да делегирате

Колкото и да сте добри в делегирането, това, че сте в ролята на програма за управление на програмата, означава, че трябва да станете още по-добри в това.

Добрата новина е, че трябва да имате екип от мениджъри на проекти и дори да имате специален офис за управление на програми, който да подкрепя вашата трансформативна промяна.

Трябва да се свърши много работа по дадена програма, а настройката й да се гарантира, че всички движещи се части се движат заедно в точното време е огромно усилие. Не можете да го направите сами и не трябва да се опитвате. Проучете колко време ви е необходимо, за да направите инициацията на програмата и след това се уверете, че имате екип на място, който да ви подкрепи.

Ако нямате никого в офиса си за управление на програми, помолете някой да бъде командирован в екипа за управление на програмата. Има много за тях. Например някой в ​​ролята на координатор на проекта би бил идеално поставен да осигури координацията, необходима на ниво програма, като ви освободи да се включите в стратегическите задачи.

Не се страхувайте от конфликт

Има много направления в програмите. От проекти с трудни заинтересовани страни до на пръв поглед непостижими срокове, всеки ден ще ви даде възможности за конфликт. Внимавайте за нещата, които нарушават изпълнението на проекта, и бъдете готови да встъпите, когато е необходимо, за да предотвратите конфликтна ситуация, преди да започне.