Фрази, които да използвате в рецензиите за ефективност и други трудни разговори

Съдържание

• Полезността на отзивите за ефективността
• Вашето представяне е изключително
• Вашата ефективност може да бъде подобрена
• Вашето представяне не отговаря на очакванията
• Помощ на служителите да разберат
• Когато служителят не е съгласен
• Обобщение на прегледа на резултатите
• Създайте план за проследяване
• Постигнете споразумение относно план за действие
• Обявяване на непопулярно решение за заплащане

Служителите се нуждаят от обратна информация, за да знаят как се справят и дали отговарят на очакванията на мениджъра им. Всеки обича критиката, когато предлагате похвала и удовлетворение; по-предизвикателно е, когато трябва да обсъдите подобряването на работата.

Полезността на отзивите за ефективността

Организациите провеждат преглед на резултатите, за да предоставят обратна връзка, да насърчат развитието на служителите и да оценят напредъка и приноса на служителите. Дали служителят отговаря и надвишава ли очакванията за работа е критичен компонент на отзивите за преглед на резултатите.

Официален преглед на изпълнението оспорва комуникативните умения на мениджъра, тъй като служителят разбира, че прегледът на изпълнението ще се отрази на неговото обезщетение. Това може да предизвика конфликт, тревожност и наранявания. Независимо от това как вашата организация практикува обратната връзка с резултатите, когато трябва да проведете труден разговор, тези фрази и подходи ще ви помогнат. Ето някои тактики за предоставяне на обратна връзка.

Вашето представяне е изключително

Тази комуникация е лесна, но можете да подобрите нейното въздействие и ефект. Споменете защо и дайте примери за причините, за да оцените работата на служителя като изключителна. Служителят ще се поучи от вашите примери и можете да я насърчите да извърши повече от действията, определени като забележителни.

Вашата ефективност може да бъде подобрена

Съобщавайте, че служителят изпълнява и отговаря на очакванията на изискванията на работата, но той има възможност да подобри представянето и да се стреми да стане изключителен сътрудник. Очертайте областите, които се нуждаят от внимание.

Укажете, че макар представянето му да го квалифицира за повишение, тъй като той успешно изпълнява основните изисквания за работа, бихте искали да видите подобрение в конкретни области.

Обърнете внимание, че ако служителят трябва да печели възможно най-голямо заплащане всяка година, той трябва да подобри текущите резултати, за да постигне тази цел. Обсъдете областите, в които той има най-голяма възможност за подобрение.

Вашето представяне не отговаря на очакванията

Имайте предвид, че докато ние обсъждахме представянето му по време на седмичните срещи, то не се подобрява и е време да поговорим за план за действие. От всички служители се очаква минимум да изпълнят очакванията си за работа.

Посочете критичните области на изпълнение, които се нуждаят от подобрение, преди да можете да определите, че представянето му отговаря на минималните очаквания за работа.

Обърнете внимание, че служителят не изпълнява минималните очаквания за работа, които сте обсъждали за годината.Може да добавите: „Може би не съобщавам ясно тази информация, така че да разберете последиците от продължаващото ви лошо представяне. Реших, че следващата ни стъпка е план за подобряване на ефективността, в който ние си поставяме цели, правим споразумения, определяме срокове и крайни дати и често се срещат, за да оценят напредъка ви. "

Помощ на служителите да разберат

Не продължавайте да повтаряте същата информация, когато служителят изглежда не разбира какво се опитвате да комуникирате. Намерете други начини да кажете същото и се надявайте някой от тях да ви съобщи загрижеността. (Имайте предвид, че понякога липсата на яснота сигнализира за несъгласие.)

Кажете на служителя, че сте отворени за всякакви въпроси, които могат да ви помогнат да изясните точките, които той не разбира. И накрая, помолете го да обобщи своето разбиране за вашите ключови проблеми. (След това можете да определите какво не се разбира и доколко сте далеч в общуването.)

Когато служителят не е съгласен

Когато се опитате да съобщите за проблемите, отбелязвате представянето на служителя и служителят не е съгласен, разпитът е един препоръчителен подход.

• Можете ли да дадете примери, които ще ми покажат какво не е наред с моята оценка за представянето ви?
• Какво мислите, че не разбирам представянето, което редовно наблюдавах през това тримесечие?

Отзивите, които получих от вашите колеги, членове на екипа и други ръководители, са в съответствие с моите наблюдения. Следователно знам, че не сте съгласни с моята оценка, но днес не съм чул нищо, което ме кара да искам да го променя. Засега оценката ми ще стои. Ще се радвам да обсъдим по-нататък вашето представяне след месец на нашата седмична среща, след като видях доказателства за подобрение в тези области.

Обобщение на прегледа на резултатите

Кажете на служителя: "Джон, ще обобщиш ли днес нашата дискусия, така че да знам, че ние с теб сме на една и съща страница?" Изразете увереност в способността на служителя да се учи, расте, променя или подобрява: „Уверен съм, че ще можете да направите промените, които обсъдихме днес. Вярвам, че ще можете да направите тези подобрения, защото имате талант и умения, необходими за над средното представяне. На разположение съм да ви помогна, когато срещнете пречки за вашия успех или ако почувствате, че ще пропуснете датата или крайния срок. Просто ме уведомете, когато това се случи веднага щом сте наясно с то."

Създайте план за проследяване

Заявявайте: „Нека заедно да направим план за преследване на тези подобрения. Искам да имам точки за обратна връзка достатъчно често, за да знаем кога се появява проблем. Отделете време между сега и четвъртък, за да измислите план за извършване на тези промени. В четвъртък, вие и аз можем да се споразумеем за целите и сроковете на плана. Ще помисля и за това и ще се подготвя с моите идеи. "

Постигнете споразумение относно план за действие

Попитайте служителя: ’Съгласни ли сте, че това е постижим план? Съставихме този план и съм сигурен, че ще успеете да осъществите необходимите подобрения в рамките на разработените от нас срокове. Съгласен ли си? Какви притеснения имате, за които можем да говорим днес? "

Обявяване на непопулярно решение за заплащане

Кажете на служителя: "Въз основа на резултатите ви тази година установих, че не отговаряте на условията за увеличение на заплатата. Тъй като не сте постигнали очакванията си за работа, няма да получите повишение в този цикъл. Ще се радвам да обсъдя това още в 4-6 месеца, след като видях постоянно подобрение на представянето ви. "

Посочете размера на увеличението на заплатата и размера на заплащането, което увеличението ще внесе в заплатата на служителя с ново увеличение на заплатата. Процентите не винаги са мотивиращи. Въпреки че служителят вероятно ще се справи с математиката, целта ви е да го информирате за промяната в заплащането. Пример: "Увеличението на заплатата ви е 500 щатски долара, което довежда общата ви заплата до 55 000 долара."

Когато общувате ясно и избягвате отбранителна реакция, можете да изразите очакванията си по начин, който служителят чува. Говорете така, че служителят да слуша, разбира и усъвършенства. В крайна сметка, това не е ли целта?