10 критични стъпки за включване в план на проекта

Съдържание

• Цели на проекта
• Обхват на проекта
• Основни етапи и основни резултати
• Структура на разбивка на работа
• бюджет
• План за човешките ресурси
• План за управление на риска
• Комуникационен план
• План за управление на заинтересованите страни
• План за управление на промените

Проектният план е кулминацията на щателното планиране от ръководителя на проекта. Това е основният документ, който ръководи как да се изпълнява проект, в съответствие с намеренията на мениджъра за всяка ключова страна на проекта. Въпреки че плановете на проекта се различават от компанията до компанията, има десет критични елемента или стъпки, които трябва да бъдат включени в ефективен план на проекта, за да се избегне объркване и принудителна импровизация по време на фазата на изпълнение на проекта.

Цели на проекта

Целите на проекта са определени в хартата на проекта, но те трябва да бъдат включени в плана на проекта, както и за допълнително обяснение на целите на проекта или за включване на хартата като допълнение. Без значение как ръководителят на проекта реши да включи целите в плана на проекта, важното е да поддържа ясна връзка между хартата на проекта - първият ключов документ на проекта - и втория ключов документ на проекта, неговия план за проекта.

Обхват на проекта

Подобно на целите на проекта, обхватът е определен в хартата и следва да бъде допълнително прецизиран в плана на проекта от ръководителя на проекта. Определяйки обхвата, ръководителят на проекта може да започне да показва как ще изглежда целта или готовия продукт на края. Ако обхватът не е дефиниран, той може да се разшири през целия проект и да доведе до превишаване на разходите и пропуснати крайни срокове.

Например, ако ръководите маркетинг екип за създаване на брошура за продуктова линия на компанията, трябва да посочите колко страници ще бъдат и да предоставите примери за това как може да изглежда готовият продукт.

За някои членове на екипа брошурата може да означава две страници, докато други може да считат десет страници за адекватни. Определянето на обхвата може да накара целия екип на една и съща страница в началото.

Основни етапи и основни резултати

Ключовите постижения на проекта се наричат ​​основни етапи, а основните работни продукти се наричат ​​основни резултати. И двамата представляват големите компоненти на работата по един проект. Планът на проекта трябва да идентифицира тези елементи, да ги дефинира и да определи срокове за тяхното изпълнение.

Ако дадена организация предприеме проект за разработване на нов софтуер, основните резултати могат да бъдат окончателният списък на бизнес изискванията и начините за тяхното прилагане.

След това проектът може да има основни етапи за завършване на дизайна, тестване на системата, тестване за приемане от потребители и дата на пускане на софтуера. Тези основни етапи имат работни продукти, свързани с тях, но те са повече за процесите, отколкото самите продукти.

Основният етап и основните крайни срокове за доставка не трябва да са точни дати, но колкото по-точни, толкова по-добре. Точните дати помагат на ръководителите на проекти да разграждат по-точно работните структури.

На този етап от плана ще създавате основни етапи, така че да можете да вземете големи или високи резултати и да ги разбиете на малки резултати, които могат да бъдат очертани в следващата стъпка.

Структура на разбивка на работа

Структура на разбивка на работата (WBS) разрушава основните етапи и основните резултати в проекта на по-малки парчета, така че на един човек може да бъде възложена отговорност за всеки аспект. При разработването на структурата на разбивка на работата ръководителят на проекта взема предвид много фактори като силните и слабите страни на членовете на екипа на проекта, взаимозависимостта между задачите, наличните ресурси и общия срок на проекта.

В крайна сметка ръководителите на проекти са отговорни за успеха на проекта, но не могат да свършат работата сами. WBS е инструмент, който ръководителят на проекта използва, за да осигури отчетност по проекта, защото казва на спонсора на проекта, членовете на екипа на проекта и заинтересованите страни, които са отговорни за това. Ако ръководителят на проекта е загрижен за дадена задача, те знаят точно с кого да се срещнат по отношение на тази загриженост.

бюджет

Бюджетът на проекта показва колко пари са отделени за изпълнение на проекта. Ръководителят на проекта е отговорен за правилното разпръскване на тези ресурси. За проект, който има доставчици, ръководителят на проекта гарантира, че резултатите ще бъдат завършени в съответствие с условията на договора, като обръща особено внимание на качеството. Някои бюджети на проекти се свързват с плана за човешки ресурси.

Важно е да установите разходите за всеки основен етап и постижимост, като погледнете колко време е необходимо и разходите за труд, свързани с изпълнението на задачите. Цената на проекта е обвързана с това колко време отнема проекта, което се връща към обхвата на проекта. Обхватът, основните етапи, задачите и бюджетът трябва да бъдат хармонизирани и реалистични.

План за човешките ресурси

Планът за човешките ресурси показва как ще бъде нает персоналът по проекта. Понякога известен като план за персонала, планът за човешки ресурси определя кой ще бъде в екипа на проекта и каква част от времето се очаква да поеме всеки човек. При разработването на този план ръководителят на проекта договаря с членовете на екипа и техните ръководители колко време всеки член на екипа може да отдели за проекта. Ако е необходим допълнителен персонал за консултация по проекта, но е част от екипа на проекта, това също е документирано в плана за персонала. Отново се консултират подходящи надзорни органи.

План за управление на риска

Много неща могат да се объркат по проект. Макар че предсказването на всяка възможна катастрофа или незначително хълцане е предизвикателно, могат да се предвидят много клопки. В плана за управление на риска ръководителят на проекта идентифицира рисковете за проекта, вероятността тези сценарии да се случат и стратегии за тяхното намаляване. За да формулира този план, ръководителят на проекта търси принос от спонсора на проекта, проектния екип, заинтересованите страни и вътрешните експерти.

Прилагат се стратегии за смекчаване на рискове, които е възможно да възникнат или имат свързани с тях високи разходи. Рисковете, които е малко вероятно да възникнат и тези, които имат ниски разходи, се отбелязват в плана, въпреки че нямат стратегии за смекчаване.

Комуникационен план

Комуникационен план очертава как проектът ще бъде съобщен на различни аудитории. Подобно на структурата за разбивка на работата, планът за комуникация възлага отговорността за попълване на всеки компонент на член на екипа на проекта.

В тази стъпка е важно да се очертае как проблемите ще бъдат комуникирани и решавани в екипа и колко често ще се осъществява комуникация с екипа и със заинтересованите страни или с шефа. Всяко съобщение има предназначена аудитория. Комуникационният план помага на ръководителите на проекти да гарантират, че правилната информация стига до точните хора в точното време.

План за управление на заинтересованите страни

Планът за управление на заинтересованите страни определя как заинтересованите страни ще бъдат използвани в проекта. Понякога заинтересованите страни трябва само да получават информация. Това може да се погрижи в комуникационния план. Ако е необходимо повече от заинтересованите страни, планът за управление на заинтересованите страни очертава как ще бъде получен.

План за управление на промените

Планът за управление на промените предвижда рамка за извършване на промени в проекта. Въпреки че ръководителите на проекти са склонни да избягват промени в проекта, те понякога са неизбежни. Планът за управление на промените предоставя протоколи и процеси за извършване на промени. За отчетността и прозрачността е изключително важно спонсорите на проекти, ръководителите на проекти и членовете на екипа да следват плана за управление на промените.