Използване на основни етапи в управлението на проекти

Съдържание

• Кога да използваме основни етапи на проекта
• Колко често да поставяте основни етапи в плана си
• Как са представени основните етапи на вашата диаграма на Гант?
• Как да назовем основни етапи
• Как да извадите крайъгълен камък
• Използване на основни етапи за комуникация

Една от определящите характеристики на един проект е, че той трае за определен период от време. Това може да бъде нещо от няколко седмици до няколко години, а в някои случаи и за мащабни строителни проекти или обществени работи, десетилетия.

За да проследят напредъка по пътя и да гарантират, че основните резултати се постигат в съответствие с времевата линия, ръководителите на проекти използват основни етапи.

Етапът на проекта е задача с продължителност нула, която означава постижение в проекта. Те се използват като начин да покажат движение и напредък напред и да покажат на хората какво се случва, дори и да нямат подробни познания за задачите, свързани с това да стигнат. В това отношение те са много полезни за комуникация със заинтересованите страни и определяне на очакванията.

Кога да използваме основни етапи на проекта

Основните етапи в управлението на проекти се използват за маркиране:

• Начало на значителни фази на работа
• Краят на значителните фази на работа
• Сроковете
• Когато се взема важно решение
• Други фиксирани моменти във времето, които се нуждаят специално от извикване

Колко често да поставяте основни етапи в плана си

Курс за обучение може да препоръча поставянето на важни етапи в плана ви около веднъж месечно. Това е добре и добро правило, но трябва да използвате своята професионална преценка. Някои месеци може да имат много активност, като важните срещи са отбелязани като основни етапи, решенията се вземат и приключването на една фаза и началото на друга.

В други месеци може да сте съсредоточени върху изпълнението, с много малко, ако не друго, за което да окачите основен момент.

За целите на отчитането е полезно да се създаде причина поне веднъж на всеки цикъл на докладване.

Как са представени основните етапи на вашата диаграма на Гант?

Основните етапи са един от компонентите на диаграма на Гант и са показани на диаграмата като диамант. Те не се показват като нормална задача, тъй като имат продължителност нула: с други думи, те не заемат време. За целите на планирането на диаграма на Гант, те просто се случват.

Ако не използвате диаграми на Гант, все още можете да използвате основни етапи. Ето 5 алтернативи на диаграмите на Гант: все още можете да включите основни етапи в плана си, като ги използвате.

Ако искате да сте лично организирани и софтуерът ви за управление на проекти не е напълно интегриран в календара ви, можете да копирате и поставите ключовите дати в дневника си. В зависимост от това как обичате да работите, това може да ви напомня какво трябва да се появи.

Как да назовем основни етапи

Основните етапи трябва да имат ясно описание на графика на вашия проект, но не и такова, което означава, че те са задача. Така че те не трябва да се наричат ​​„Вземете споразумение за преминаване във Фаза 2“, а „Фаза 2 започва“. Ако искате да отразявате усилията за постигане на съгласие за преминаване във Фаза 2, тогава добавете задача точно преди основната стъпка, за да я покриете.

Основните етапи трябва да опишат момента, в който те представляват така:

• Фазата на тестване е завършена
• PID одобрен
• Подписан договор

Много ръководители на проекти избират да номерират своите основни етапи и за улеснение. Ако използвате структура за разбивка на работата, можете да използвате номерирането от това. В противен случай е добре да използвате M1, M2 и така нататък, за да е ясно какво визирате. Ясната структура на именуване става все по-важна с увеличаването на броя на основните етапи, така че помислете как ще направите това, ако проектът ви се изпълнява в продължение на няколко месеца.

Как да извадите крайъгълен камък

Основните етапи представляват част от вашия график на проекта, така че когато графикът ви е основен, трябва да помислите за вашите етапи, които са изключени.

Ако трябва да промените датите на вашите етапи, тогава трябва да използвате стандартната си процедура за контрол на промените, за да направите корекции в плана си. Това може да е толкова лесно, колкото да разговаряте със спонсора на вашия проект и да ги уведомите защо датите трябва да се променят, или толкова официално, колкото да се състави нов препоръчителен график и да се отнесе в планираща комисия, която да бъде ратифицирана.

Най-добре е да разберете какъв ще бъде вашият процес на отказване, ако има такъв, преди да се наложи да го използвате, за да не губите време, когато трябва да направите промяна.

Използване на основни етапи за комуникация

Основните етапи са полезни за комуникация и отчитане, тъй като представляват минималните контролни точки в плана. С други думи, ако сте изпълнили всички останали задачи, все още бихте могли да видите какво се случва и да продължите проекта да се движи напред, използвайки само основните етапи.

Трябва да можете да извадите основните етапи и да ги поставите на табло или отчет за проекта. Те трябва да разкажат историята на проекта достатъчно подробно, за да удовлетворят хората, за които докладвате, обикновено вашият спонсор на проекта или друга изпълнителна група, като например ръководната група (или съвет за проекти). Всеки месец или с честотата на отчитане, която използвате, можете да покажете кои основни етапи са постигнати.

Отчитането срещу основни етапи е доста просто и често се прави като таблица. Вие изброявате описанието на крайъгълен камък, датата, на която то е трябвало и след това новата прогнозирана дата. Когато основната стъпка е постигната и може да бъде маркирана като завършена, добавяте и тази дата. Да се ​​надяваме, че ще бъде същото като прогнозираната дата, но проектите не винаги работят така.

Таблица като тази прави ясно какво е завършено и какво е изключително. Ще можете да планирате отговора на въпроса: „Защо не успяхме да постигнем този крайъгълен камък?“ преди да отидете и да се срещнете със спонсора си или да изпратите отчета.

Когато планът на вашия проект е много дълъг и имате много основни етапи, ще е по-лесно да отпаднат от завършените етапи във всеки цикъл на отчитане. Отчитайте само най-важните етапи, които са предстоящи или приключили през този месец: следващия месец свалете всичко, което е приключило миналия месец, така че не добавяте постоянно дължината на отчета, като казвате на хората за работата, за която вече знаят, че е приключила.

Основните етапи са наистина полезен инструмент за управление на проекти за планиране, планиране и отчитане и те са лесни за използване. Поставете някои в следващия си план на проекта, проследете ги и ще откриете каква честота работи най-добре за вас.

Както при всичко в управлението на проекти, използвайте ги гъвкаво, за да постигнете желания резултат, като използвате тези съвети и указания, за да информирате собствените си решения.