Поздрави по имейл, които се четат
Съдържание
Според BusinessInsider.com средностатистическият служител отделя около 25% от деня си за лозунг чрез стотици имейли. Докато някои хора се нуждаят от изчерпване на основния имейл етикет, други правят грешки, просто защото са претоварени с чистия обем на комуникации.
По време на търсенето на работа вероятно ще изпращате много, много имейли, включително мотивационни писма, благодарствени бележки и съобщения до връзки, свързани с търсенето на работа.
Отделете време, за да избегнете неудобни грешки, като неправилно изписване на нечие име, и не забравяйте да напишете бележки, които получават отговор.
Започнете с професионален поздрав
Стремете се към яснота в темата си. Изберете нещо директно, което идентифицира целта на имейла ви, като „променено време за срещи“ или „бързо запитване за вашето предложение“.
Избягвайте да закачате морков с тийзър от типа „Трябва да ви информирам ...“, който се опитва да примами четенето да отвори имейла, за да получите по ваше желание. Хората често решават дали да отворят имейл въз основа на темата, така че изберете такъв, който ясно посочва целта ви.
Използвайте професионален поздрав. Включете подходящ поздрав за обстоятелствата и получателя. Определени поздрави работят в имейл, но не се използват в обикновено писмо, докато някои поздрави работят и за двете.
Изберете поздрав въз основа на това колко добре познавате човека, на когото пишете и вида на съобщението, което изпращате. Например, ако пишете на някой, когото познавате, "Здравей Джим" е подходящ. „Уважаеми господин г-жо. Г-жо. Смит“ би било подходящо при кандидатстване за работа или писане на бизнес писмо.
Избягвайте да отваряте имейл с „хей“, което звучи много неофициално и обикновено не се използва на работното място. Освен това, отклонете се от „Здравейте хора“ или „Здравей момчета“, дори ако естеството на имейла ви е спокойна.
Поздравителни примери
- Уважаеми име Фамилия(това работи добре, ако не знаете пола на човека, на когото пишете)
- Уважаеми име(когато изпращате имейл до някой, когото познавате)
- Здравей Името(Когато изпращате имейл до някой, когото познавате)
- Уважаеми г-н. Фамилия
- Уважаеми г-н. Име, фамилия
- Уважаеми доктор Фамилия
- За кого може да се отнася
- Уважаеми мениджър човешки ресурси
- Уважаеми мениджър по наемането
Използвайте правилната пунктуация след поздрава. За по-официални имейли използвайте запетая след името. За хора, които познавате или по-небрежна кореспонденция, използвайте запетая след поздравителното име.
Избягвайте често срещаните грешки
Когато пишете имейл, следните грешки понякога се случват, когато хората се втурнат бързо да изхвърлят съобщение. Отделете време, за да прегледате съобщението си и изпълнете следните стъпки.
- Добавете последния имейл адрес.Ако нямате възможност да отмените имейл, добавете последния адрес, ако сте склонни да имате бърз пръст за задействане. Поставете името на получателя, само когато сте сигурни, че имейлът ви е готов.
- Избягвайте старата грешка „отговори всички“.Гледайте спусъка си, когато натиснете „Отговори на всички“. Помислете дали всички в списъка наистина трябва да прочетат какво имате да кажете. Също така имайте предвид по-старите имейли във веригата, които може да не искате някой от списъка „Отговори на всички“.
- Върви лесно по хумора Хуморът може да бъде трудно различителен в имейл, тъй като тонът ви не е задължително да свети. Без езика на тялото, изражението на лицето или каданса, хуморът може да стане равен или дори неволно да обиди читателя. Играйте го безопасно и го оставете.
- Проверят.Не правете грешката, като мислите, че хората ще прощават грешки в неформални имейли или че грешките ще бъдат толерирани, ако пишете на телефона си. Може да бъдете преценявани грубо по грешките в имейла си, особено ако текат. Не разчитайте на проверка на правопис, който често може да избере грешна дума за вас. Прочетете имейлите си, както бихте искали всеки важен документ. По-специално винаги проверявайте и проверявайте дали правилно сте написали имената на хората.
- Не използвайте емоджи или емотикони. Все повече и повече имейл съобщенията започват да приличат на текстови съобщения. Съобщенията на работното място понякога включват емоционални палци или усмихнати лица. Въпреки че стават все по-често, избягвайте емоджи и емотикони в официалната кореспонденция. Ако имейл поздравът съдържа фамилното име на човек, това е сигурен знак, че трябва да оставите емоджи и емотикони.
- Не забравяйте, че имейл трае вечно.Помислете два пъти, преди да изпратите имейл на нещо лично или поверително, да уволните някого по имейл, да пренебрегнете някого или да отговорите с гняв. Дори изтритите имейли могат да бъдат възстановени от архивиране на данни. Тези видове взаимодействия може по-добре да се извършват лично. Прилагайте правилото за 24 часа. Ако не сте сигурни дали трябва да изпратите съобщението, изчакайте до следващия ден, за да вземете решение. Друго добро правило: Не пишете нищо в имейл, което не бихте желали да споделите публично, например в депозиране или в социални медии, например.
