Важни презентационни умения за успех на работното място

Съдържание

• Какво представляват презентационните умения?
• Фази на презентация
• Видове презентационни умения
• аналитичен
• организация
• Невербална комуникация
• Софтуер за презентация
• Ораторство
• изследване
• Вербална комуникация
• писане
• Повече умения за презентация
• Как да накарате вашите умения да се открояват

Независимо дали сте ръководител на високо ниво или административен помощник, развиването на вашите презентационни умения е един от основните начини да се качите на работа в офис. Лидерите взимат решения въз основа на информация, споделена във формат на презентация и едва ли някой бизнес променя решението си, без първо да види убедително представяне.

Не всички презентации се провеждат на официална среща. Много умения за презентация са подходящи за консултиране един на един или обаждания за продажби.

Важно е всеки служител в офиса да знае какви стъпки преминават към създаването на ефективна презентация и какви умения за представяне са най-важни за работодателите.

Отбелязването на тези умения също ще ви помогне да се откроите по време на търсенето на работа.

Какво представляват презентационните умения?

Уменията за презентация се отнасят до всички качества, от които се нуждаете, за да създадете и да осигурите ясна и ефективна презентация. Докато това, което казвате по време на презентация, има значение, работодателите също ценят способността да създават подкрепящи материали, като слайдове. Вашият бъдещ работодател може да иска да предоставяте брифинги и доклади на колегите си, да провеждате обучения, да представяте информация на клиентите или да изпълнявате всякакъв брой други задачи, включващи говорене пред публика.

Даване на ангажирани и лесни за разбиране разговори е основен компонент от силните умения за устна комуникация, които са изискване за работа за много позиции.

Фази на презентация

Всяко представяне има три фази: подготовка, доставка и последващи действия. Всички умения за презентация се вписват в една от тези три фази.

подготовка включва изследване и изграждане на презентацията. Това може да означава изработване на целия текст (или поне писане на бележки) и създаване на всякакви слайдове и други поддържащи визуални / аудио материали. Освен това ще трябва да се уверите, че подходящото място е предварително и правилно настроено и че проекторът работи (ако имате нужда от него) и да се свърже с вашия лаптоп. Също така ще искате да практикувате презентацията си толкова пъти, колкото е необходимо, за да се чувствате удобно, като я предоставяте с лекота и увереност в рамките на времето, отделено за презентацията.

Уменията, свързани с подготовката, включват:

• Провеждане на изследвания, свързани с темата ви за презентация
• Създаване на диаграми и графики, изобразяващи резултатите от вашите изследвания
• Научете за вашата аудитория, за да приспособите по-добре вашата презентация към техните нужди
• Създаване на цифрови слайдове
• Разбиване на презентация на части с разумна дължина
• Използване на статистически данни ефективно за убеждаване на аудитория
• Включване на конкретни примери и истории за илюстриране на точки и поддържане на вниманието на публиката
• Подготовка на материали или цифрови справки, така че аудиторията да не е заета с водене на бележки
• Ефективно насърчаване на презентациите за генериране на подходяща аудитория

Доставка е частта, която публиката вижда. Добрата доставка зависи от внимателната подготовка и увереното представяне и изисква собствен отличителен набор от умения.

Уменията, свързани с доставката, включват:

• Предоставяне на отвор за привличане на вниманието за беседа
• Предоставяне на обобщение на това, което ще бъде обхванато за въвеждане на презентация и предоставяне на контекст
• Използване на езика на тялото и контакт с очите, за да предадете енергия и увереност
• Пауза, за да подчертая ключовите моменти
• Модулиране на вокалния тон за акцент
• Чрез артикулация ясно и гладко
• Инжектиране на хумор
• Говорене с ентусиазъм и анимация
• Проектиране на увереност
• Обобщение на основните моменти в заключението
• Поставяне на въпроси за изясняване на точките

Последващи действиявключва правилно разбиване и съхранение на всяко оборудване, свързване с всички членове на аудиторията, с които сте се съгласили да комуникирате по-нататък, и привличане, събиране и анализ на обратна връзка. В някои презентации можете да събирате информация от членове на аудиторията - например имена и информация за контакт или попълнени анкети - които също трябва да организирате и съхранявате.

Уменията, свързани с проследяването, включват:

• Създаване на формуляр за оценка за извличане на обратна връзка от присъстващите
• Тълкуване на обратна връзка от оценки и промяна на съдържание и / или доставка за бъдещи презентации
• Организиране на база данни с участници за бъдещи презентации
• Интервю на ключови участници за получаване на допълнителна обратна връзка
• Изпращане на слайдове за презентации на участниците

Видове презентационни умения

аналитичен

Най-добрите презентатори непрекъснато подобряват уменията си. За да станете по-добри, трябва да можете да погледнете честно представянето си, да оцените получената обратна връзка и да разберете какво трябва да направите, за да се подобрите. Това отнема аналитично мислене.

По-важното е, че трябва да разберете здраво информацията, която предстои да съобщите на другите. Трябва да анализирате аудиторията си и да сте готови да мислите бързо, ако ви задават въпроси, които ви принуждават да демонстрирате, че сте напълно запознати с материала и неговите последици.

• Чувствителност на проблема
• Докладване
• Геодезия
• Оптимизация
• Предсказуемо моделиране
• Решаване на проблеми
• Преструктурирането
• Стратегическо планиране
• интеграция
• Управление на процесите
• Текущо подобрение
• Диагностика
• Разрязване
• Оценка
• преценка

организация

Не искате да сте човекът, който прекарва половината от времето си за презентация, опитвайки се да намери кабел, който да свърже лаптопа им към проектора. Много неща могат да се объркат точно преди презентация и те вероятно ще станат, освен ако не сте организирани.

Подготовката за презентация също означава следене на бележки, информация и време за стартиране / спиране.

Презентация, която приключи на половината от отпуснатото време, е проблематична, както и тази, която е твърде отдавна.

И накрая, ще искате да препрочетете и прецизирате всички материали, които планирате да използвате за презентацията.

• Планиране на събитие
• одит
• Сравнителният анализ
• приоритизиране
• Водене на отчетност
• Планиране
• Внимание към детайлите
• Бързо мислене

Невербална комуникация

Когато говорите пред публика, начинът, по който се представяте, може да бъде също толкова важен, колкото и представянето на вашата информация. Искате да изглеждате уверени и ангажирани. Можете да направите това чрез добра стойка, използване на жестове на ръце и осъществяване на контакт с очите с публиката. Практикувайте невербалната си комуникация, като се снимате, като правите презентация на практика и внимателно наблюдавате езика на тялото си.

• Активно слушане
• лагер
• уравновесеност
• увереност
• Емоционална интелигентност
• отношение
• Улесняване на груповата дискусия
• Осъзнаване на етническото, политическото и религиозното многообразие

Софтуер за презентация

Microsoft PowerPoint е доминиращият софтуер, използван за създаване на визуални помагала за презентации. Научете се да го използвате добре, включително специалните функции извън основните шаблони, които наистина могат да оживят презентация. Дори ако някой друг подготвя вашето слайдшоу за вас, това ще ви помогне да знаете как да използвате софтуера в случай на промени в последната минута.

• Microsoft Office
• Дизайн
• тоника
• Google Слайдове
• Adobe Presenter

Ораторство

Трябва да изглеждате удобно и привлекателно, когато говорите пред публика на живо, дори и да не сте. Това може да отнеме години практика и понякога публичното изказване просто не е за определени хора. Неудобният водещ е предизвикателство за всички. За щастие уменията за публично говорене могат да се подобрят с практиката.

• произнасяне
• ангажимент
• Оценка на нуждите на аудиторията
• Консултации
• Справяне с трудни въпроси
• Контрол на тревожност при изпълнението
• Запаметяване
• Модулиране на вокалния тон

изследване

Изследването е първата стъпка при подготовката на повечето презентации и може да варира от многогодишен процес до прекарване на 20 минути онлайн, в зависимост от контекста и темата. Най-малкото трябва да имате възможност да очертаете ясно въпроси за изследване, да идентифицирате подходящи източници на информация и да организирате своите резултати.

• Мозъчна атака
• Сътрудничество
• Анализ на големи данни
• Бизнес разузнаване
• Изчисляване
• Анализ на случая
• Причинно-следствени връзки
• класифициране
• Сравнителен анализ
• Интерпретация на данни
• Дедуктивни разсъждения
• Индуктивно разсъждение
• Изследвания за търсачки

Вербална комуникация

Публичното изказване е една от формите на вербалната комуникация, но ще ви трябват други форми, за да направите добро представяне. По-конкретно, трябва да знаете как да отговаряте на въпроси. Трябва да можете да разберете въпросите, зададени от вашата аудитория (дори и да са странни или лошо формулирани) и да предоставите уважителни, честни и точни отговори, без да изпадате извън темата.

• Активно слушане
• фокус
• съпричастие
• Справяне с трудни въпроси
• отстояване
• Консултиране
• утвърждаване
• изговаряне

писане

Може и да не ви е необходим писмен сценарий, но е необходимо предварително да планирате какво ще кажете, в какъв ред ще го кажете и на какво ниво на детайлност. Ако можете да напишете сплотено есе, можете да планирате презентация.

• граматика
• правопис
• лексика
• коригиране
• Изграждане на контури
• Водене на бележки
• Маркировки на документи

Повече умения за презентация

• Обобщавайки
• търговски
• Убеждаване
• Предоставяне на анекдоти за илюстриране на точка
• хумор
• обучение
• репетира
• Проектиране на материали
• Разпознаване и противодействие на възражения
• Поставяне на сондажни въпроси, за да извлечете повече подробности относно конкретни проблеми
• Получаване на критика без защита
• Въздържайте се да говорите твърде често или да прекъсвате другите
• Предвиждайки опасенията на другите
• Познания за продукта
• SWOT анализ на формат
• Подкрепа на изявления с доказателства
• Многоезичен
• Договори
• Работа с рецензенти
• съгласуваност
• Разработване и поддържане на стандартни оперативни процедури (SOP)
• Разработване на предложение за изказване
• творчеството
• логика
• Създаване и управление на очакванията
• мотивиране
• Коучинг

Как да накарате вашите умения да се открояват

ВКЛЮЧЕТЕ УМЕНИЯТА ВЪВ ВРЕМЕТО СИ: Ако е приложимо, можете да споменете тези думи в резюмето или заглавието на резюмето си.

ВИСОКО СВЕТЛИНИ УСЛОВИЯ В ПИСМОТО ВЪРШЕНОТО: Споменете една или две специфични умения за представяне и дайте примери за случаи, когато сте демонстрирали тези черти на работното място.

Покажете своите умения за представяне в интервюта за работа:По време на интервюто може да бъдете помолени да дадете примерна презентация. В този случай ще искате да въплътите тези умения по време на презентацията. Например, ще искате да демонстрирате уменията си за устна комуникация, като говорите ясно и сбито през цялата презентация.